A Contabilidade é uma área fundamental no software de gestão
“Na Sage mantemos uma abordagem de trabalho contínuo com os nossos contabilistas e de melhoria da solução Sage for Accountants, com base no conhecimento dos utilizadores”, afirma Cristina Francisco, Head of Product Marketing da Sage Iberia
A contabilidade assume-se como uma das áreas mais relevantes no software de gestão. As informações financeiras disponibilizadas pelo software de gestão apoiam os gestores na tomada de decisões estratégicas e possibilita a redução de custos. Por sua vez, há um trabalho contínuo com os contabilistas de melhoria das soluções, tendo sido desenvolvidas ferramentas de automatização de tarefas de responsabilidade das equipas de contabilidade. Leia a entrevista de Cristina Francisco, Head of Product Marketing da Sage Iberia, à revista Contabilidade & Empresas.
A contabilidade continua a ser uma das áreas mais relevantes no software de gestão?
Sim, a contabilidade é uma das áreas mais relevantes no software de gestão, para todo o tipo de empresas, de todos os setores de atividade e de todas as dimensões. O software de gestão, também denominado como software ERP (Entreprise Resource Planning), integra diversas funcionalidades e processos empresarias num único sistema, sendo a contabilidade uma parte fundamental desse sistema. A contabilidade desempenhas diversas funções essenciais dentro do software de gestão, como, por exemplo, o apoio na criação de registos precisos das transações financeiras da empresa, incluindo receitas, despesas, ativos e passivos. Esses registos são fundamentais para a contabilidade e para a elaboração de demonstrações financeiras. Além disso, as informações financeiras precisas e atualizadas disponibilizadas pelo software de gestão apoiam os gestores na tomada de decisões estratégicas informadas, como investimentos, expansões e redução de custos. O software de gestão permite um controlo mais eficiente dos custos operacionais e, consequentemente, facilita o acompanhamento em relação aos orçamentos planeados, contribuindo para a gestão eficaz dos recursos financeiros das empresas.
A contabilidade no software de gestão ajuda também a calcular e a gerir os impostos devidos, além de auxiliar na conformidade com as leis e os regulamentos tributários locais e nacionais, evitando assim problemas legais e salvaguardando a saúde financeira da empresa. Por outro lado, a utilização de um software de gestão para a contabilidade representa também a automação de tarefas, a otimização de processos e um aumento da eficiência na gestão financeira. Tendo em consideração todos estes pontos, é visível que a contabilidade continua a ser uma área crucial no software de gestão, desempenhando um papel vital na manutenção e no crescimento sustentável de uma empresa, fornecendo informações financeiras precisas e relevantes para uma tomada de decisão eficaz.
Nos últimos 12 meses quais foram as principais alterações na vertente da contabilidade no software da vossa empresa?
Na Sage mantemos uma abordagem de trabalho contínuo com os nossos contabilistas e de melhoria da nossa solução, com base no conhecimento dos utilizadores, tendo, por isso, sido desenvolvidas ferramentas de automatização de tarefas de responsabilidade das equipas de contabilidade, para que estes possam dar uma resposta mais eficiente aos seus clientes e ter uma gestão mais eficiente dos seus próprios negócios. Temos, como exemplo, a solução Sage for Accountants, em que apostamos na Gestão do Gabinetes, permitindo uma visão 306º de toda a atividade desenvolvida e ajustável às necessidades específicas de cada gabinete de contabilidade. Na Gestão de Obrigações desenvolvemos automatismos que permitem a submissão e extração em lotes das declarações à Autoridade Tributária e à Segurança Social. Representando aumentos significativos na produtividade e na segurança no cumprimento das obrigações legais e fiscais, uma vez que dispõe de uma gestão automatizadas do calendário das obrigações e monitorização do estado das mesmas através de um dashboard de gestão.
Por outro lado, automatizámos a ligação do Sage for Accountants às soluções de faturação dos seus clientes através de SAF-T Connection, para, uma vez mais, aumentarmos a simplicidade a eficiência das tarefas diárias dos contabilistas. Importa ainda mencionar o Sage Cloud Email, que é mais uma ferramenta de automatização que permite enviar mapas com apenas um clique para os destinatários desejados. Por fim, nos processos de melhoria contínua, destaco a segurança como um tema sensível que não queremos que seja uma preocupação para os nossos clientes, e, por isso, na Sage, este é um tema alvo permanente de monitorização e melhoria para salvaguardar que os dados dos nossos clientes não estejam numa situação de risco.
O vosso software incorpora vertentes de Inteligência Artificial?
A inteligência artificial (IA) não é uma funcionalidade que disponibilizamos e que o contabilista começa a utilizar de forma imediata, pois necessita de utilização para existir uma aprendizagem. Por exemplo, o Sage for Accountants tem embebida IA de forma a que, com a utilização, cada contabilista possa automatizar as tarefas rotineiras. Outro exemplo da utilização da IA é o e-Fatura Connection, que importa as faturas de compra do Portal das Finanças e faz a sugestão de lançamento. Nas primeiras importações não tem conhecimento para fazer a sugestão de lançamento ou sugere com potencial erro. No entanto, após várias importações já lhe é possível ter “aprendido” e sugere lançamentos com uma fiabilidade de quase 100%. É nesta fase que o contabilista tira partido da IA ainda que, na realidade, não possa ver um acesso à IA no Sage for Accountants, ela está lá e contribui para simplificar as tarefas do dia a dia do gabinete de contabilidade.
De uma forma geral, a Inteligência Artificial está a ser utilizada para automatizar tarefas rotineiras, como a análise estratégica e a tomada de decisões informadas, elevando a qualidade e o valor do trabalho desenvolvido pelos contabilistas. Ou seja, disponibiliza um apoio valioso aos contabilistas, fornecendo análises melhoradas, previsões e insights para apoiar a tomada de decisões estratégicas. Para além disso, a utilização desta tecnologia pode ainda ajudar a lidar com a falta de mão de obra qualificada no setor, tornando o setor mais atrativo para novos talentos.
O desenvolvimento do hardware e das capacidades de transmissão de dados permite criar novas funcionalidades no processamento da contabilidade?
Claro que sim. O desenvolvimento contínuo de hardware e das capacidades de transmissão de dados tem influenciado profundamente a área da contabilidade, proporcionando a criação de novas funcionalidades e melhorias significativas no processamento de informações financeiras. Os avanços em termos de hardware, como, por exemplo, processadores mais rápidos e armazenamento mais eficiente, resultam em maior velocidade e eficiência no processamento de grandes volumes de dados contabilísticos. Isso possibilita operações contabilísticas em tempo real ou prazos mais curtos, melhorando a eficiência operacional e a precisão dos registos. A capacidade de armazenamento e o acesso a dados em cloud são impactados pelo desenvolvimento da transmissão de dados. Isso viabiliza o armazenamento em cloud, permitindo acesso remoto e a partilha instantânea de informações contabilísticas entre as diversas partes interessadas. Essa acessibilidade facilita a colaboração e a tomada de decisões informadas.
A integração melhorada de sistemas e a automação de tarefas contabilísticas são possíveis graças aos avanços no hardware. A integração eficiente com outras plataformas empresarias e a automação de tarefas rotineiras, como lançamentos contabilísticos e reconciliações, reduzem a carga de trabalho manual e minimizam erros. Além disso, a capacidade melhorada de processamento e transmissão de dados permite análises mais avançadas e os dados contabilísticos podem ser analisadas em grande escala, proporcionado insights valiosos sobre o desempenho financeiro, padrões de gastos, tendências de mercado e previsões futuras. Por fim, o desenvolvimento de hardware reflete-se também na segurança e na privacidade dos dados contabilísticos. A utilização de recursos de segurança mais robustos ajuda a proteger informações financeiras contra acessos não autorizados, fraudes e violações de privacidade, garantindo a confidencialidade e a integridade dos dados.
O facto de a Ordem dos Contabilistas Certificados disponibilizar soluções de software altera o perfil do mercado português?
No geral, o perfil do mercado português mudou e, atualmente, temos uma franja do mercado sensível ao preço e outra que, mesmo sendo sensível ao preço, valoriza o valor que pode tirar do software que é utilizado. Tendo isto em consideração, os contabilistas não são exceção. Se falarmos com pequenos gabinetes de contabilidade, com um perfil de gestão de pequena empresa e tipicamente com um volume de negócio mais baixo, a sensibilidade ao preço será mais elevada.
No entanto, para grandes gabinetes de contabilidade, com diversos perfis de cliente, com uma maior complexidade na gestão e com a exigência de cuidar das tarefas legais e fiscais, bem como prestar serviços de consultoria aos seus clientes, é visível que valorizam uma solução que lhes dê uma resposta mais abrangente e que suporte todas estas variáveis. Este é um perfil de contabilista que têm consciência que o software é a sua principal ferramenta de trabalho e, por isso, o custo torna-se menos relevantes. Tendo isto em consideração, a Sage desenhou a solução Sage for Accountants considerando estes dois perfis e as suas necessidades e especificidades.
Entrevista publicada originalmente na revista Contabilidade & Empresas