Faturação Eletrónica – Alterações legislativas a partir de 1 de Janeiro de 2024

A partir de 1 de janeiro de 2024, e após sucessivos adiamentos, temos duas alterações a acontecerem em Portugal no contexto da legislação da faturação eletrónica.

De que alterações estamos a falar?

  • a obrigatoriedade de, a partir de 1/1/2024 as faturas eletrónicas em formato PDF passarem a ter de ser assinadas com um certificado qualificado ao invés dum certificado avançado, por força do estabelecido no Decreto-Lei n. 28/2019, de 15 de fevereiro.
  • a obrigatoriedade da faturação eletrónica aplicável aos contratos públicos e decorrente da diretiva 2014/55 da União Europeia vir agora também a ser aplicada às PMEs e microempresas a partir de 1 de janeiro de 2024 (artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 54/2023, de 14 de julho alterou o nº 4 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017)

Vamos neste artigo concentrarmo-nos apenas na 1ª das obrigações referidas, a obrigatoriedade de, a partir de 1/1/2024 as faturas eletrónicas em formato PDF passarem a ter de ser assinadas com um certificado qualificado. Esta medida faz parte de um esforço mais amplo para promover a segurança e a eficiência na gestão fiscal e nas transações comerciais eletrónicas.

 

Como é que a Sage pode ajudar Parceiros e Clientes?

Todas as soluções Sage estão desde há muito preparadas para permitir que Parceiros e Clientes adotem a faturação eletrónica de acordo com a legislação vigente.

Inicialmente em junho de 2021 nas versões 2021.04.01, disponibilizou-se uma integração com a plataforma SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas) da AMA (Agência de Modernização Administrativa) que permite às empresas, via Sistema de Certificação de Atributos Profissionais, assinar as faturas com o certificado qualificado dum dos representantes legais da empresa (dirigente, administrador ou gerente de uma empresa, atributos associados através do SCAP – Sistema de Certificação de Atributos Profissionais).

Posteriormente com a saída da versão 2023 disponibilizou-se também a possibilidade de, alternativamente à possibilidade de se assinar as faturas com o certificado qualificado da SAFE/AMA, se assinarem recorrendo a um selo qualificado da DigitalSign.

Mais detalhes podem ser encontrados em artigo anterior na Partnews de Dezembro 2022:

Certo que já muito foi escrito sobre esta matéria, quer em anteriores artigos da Partnews, quer no Blog Sage, quer mesmo em comunicações a Parceiros e Clientes, ou mesmos desenvolvido em Webinars abertos a Parceiros e Clientes, pretendemos neste artigo concentrar vários recursos de apoio a Parceiros para estarem devidamente capacitados para ajudar Clientes a implementar e ativar os mecanismos disponíveis nas diversas soluções Sage.

Revisão de conceitos-chave

Revemos seguidamente alguns conceitos e motivações para a obrigatoriedade do certificado qualificado em faturas:

O que é um certificado qualificado?

Um certificado qualificado é uma assinatura eletrónica que cumpre com padrões rigorosos de segurança e autenticação estabelecidos pela legislação da União Europeia.

Estes certificados são emitidos por Autoridades de Certificação Qualificadas credenciadas para o efeito pelo Gabinete Nacional de Segurança e atestam a autenticidade e integridade dos documentos eletrónicos, como faturas e demais documentos fiscalmente relevantes. Os certificados qualificados são uma ferramenta importante na prevenção de fraudes e na promoção da confiança nas transações eletrónicas.

Motivações para a obrigatoriedade do certificado qualificado em faturas

A implementação da obrigatoriedade de assinar faturas com certificados qualificados a partir de 1 de janeiro de 2024 tem várias motivações, aliás devidamente explicitadas no preâmbulo do já muito conhecido Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro, quando neste se afirma clara e objetivamente que “tendo em vista combater a economia informal, a fraude e a evasão fiscais, são previstos mecanismos que permitem reforçar o controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos”.As motivações são várias e não se consubstanciam apenas às questões fiscais e de combate à fraude fiscal, destacando-se:

  1. Combate à fraude fiscal. A assinatura com certificado qualificado torna as faturas eletrónicas muito mais difíceis de falsificar e ajuda a reduzir a evasão fiscal e a proteger os interesses fiscais do Estado.
  1. Redução de custos administrativos. A automação e a digitalização dos processos de faturação podem levar a uma redução significativa nos custos administrativos para as empresas, bem como para as autoridades fiscais. Isso beneficia as partes envolvidas, tornando os processos mais eficientes.
  1. Padronização e interoperabilidade. O uso de certificados qualificados promove a padronização nas transações comerciais eletrónicas, tornando mais fácil para as empresas lidar com diferentes regulamentações fiscais em vários países da União Europeia. Além disso, melhora a interoperabilidade entre sistemas e facilita o comércio transfronteiriço.
  1. Segurança e confiabilidade. A utilização de certificados qualificados aumenta a segurança e a confiabilidade das transações eletrónicas. Os clientes e as empresas podem ter mais confiança de que as faturas não foram alteradas e que as transações são legítimas.
  1. Sustentabilidade ambiental. A transição para a faturação eletrónica, com a obrigatoriedade do certificado qualificado, reduz o uso de papel, o que é benéfico para o meio ambiente. Além disso, ela permite a otimização de processos, o que, por sua vez, pode resultar em uma redução na pegada de carbono das empresas.

A assinatura de faturas desempenha um papel fundamental na transparência e na segurança das transações comerciais. É um processo pelo qual as empresas atestam a autenticidade das informações contidas em seus documentos fiscais, o que é crucial para o cumprimento das obrigações fiscais e para a prevenção da evasão fiscal.

Até ao momento, uma grande parte das empresas não utiliza sequer métodos de assinatura de documentos, enviando e recebendo faturas em formato PDF sem qualquer  assinatura, naturalmente passíveis de serem adulterados, quer na origem quer no destino, ou utiliza métodos não seguros, como a assinatura através de certificado avançado, agora não aceite. No entanto, a partir de 1 de janeiro de 2024 entrará em vigor a obrigatoriedade de assinar faturas com um certificado qualificado.

Compilação de diversos recursos disponíveis

 

Conclusão

A obrigatoriedade de assinar faturas com certificado qualificado a partir de 1 de janeiro de 2024 é uma medida importante para melhorar a integridade das transações comerciais e combater a evasão fiscal. Embora represente um desafio inicial para as empresas que precisam se adaptar, a longo prazo, esta regulamentação trará benefícios substanciais para a economia, ao garantir a justa tributação e promover a confiança no comércio.

As empresas devem começar a preparar-se com antecedência, adquirindo os certificados qualificados necessários e ajustando os seus processos de faturação para garantir que estão em conformidade com os novos regulamentos. A colaboração entre as autoridades fiscais e as empresas é fundamental para uma transição suave e bem-sucedida. À medida que o prazo de implementação se aproxima, a informação e a formação serão recursos essenciais para garantir que as empresas estejam prontas para esta importante mudança nas práticas de faturação.

 

Joaquim Machado
Compliance, Alliances & Business Development Advisor Sage