Fatura Eletrónica – novas regras em 2023

Falta menos de um mês para 1 de Janeiro de 2023!

Após termos assistido nos últimos anos a sucessivos adiamentos quanto à entrada em vigor das novas regras para a faturação eletrónica eis que agora duas alterações importantes vão definitivamente entrar em vigor.  Urge atuar por forma a estar em conformidade com a legislação e não arriscar a continuidade das operações!

De que duas alterações estamos a falar?

• a obrigatoriedade de, a partir de 1/1/2023 as faturas eletrónicas em formato PDF passarem a ter de ser assinadas com um certificado qualificado ao invés dum certificado avançado, por força do estabelecido no Decreto-Lei n. 28/2019, de 15 de fevereiro.
• a obrigatoriedade da faturação eletrónica aplicável aos contratos públicos e decorrente da diretiva 2014/55 da União Europeia vir agora também a ser aplicada às PMEs e microempresas a partir de 1 de janeiro de 2023

 

1. Faturas eletrónicas em formato PDF assinadas por certificado qualificado

 

De que se trata?

Não querendo repetir-me no que já anteriormente escrevi com algum detalhe, nomeadamente todo o enquadramento legal e histórico de sucessivos despachos publicados pelo SEAF convido à releitura do artigo publicado na PartNews de Setembro de 2020 e que tem vindo a ser atualizado face aos adiamentos referidos.

Neste artigo além do enquadramento legal faço também alusão ao que é necessário acautelar antes mesmo de ativar os mecanismos de faturação eletrónica nas diversas soluções Sage, uma vez que não é simplesmente ativar uma funcionalidade nas aplicações para se estar pronto a emitir faturas assinadas com certificado qualificado.

Para aqueles que não tiveram oportunidade de ler a PartNews de Setembro de 2020 fica o convite de leitura, para os que já leram, fica o convite de releitura.

 

É expectável algum adiamento adicional?

Não! (**)

Totalizam-se já 6 despachos do SEAF que vieram adiar esta nova regra. As razões apontadas nestes sucessivos despachos de adiamento enquadram-se maioritariamente no conjunto de medidas do Governo para mitigar os efeitos da pandemia do COVID-19.

Razões essas que me parecem não ter mais cabimento além de que diria ser agora pouco provável um 7º adiamento sob pena de o governo estar a premiar os incumpridores em detrimento dos que já implementaram as alterações exigidas.

A acontecer um 7º adiamento diria que o governo está a premiar os “velhos do Restelo”, aqueles que sistematicamente solicitam adiamentos, que são resistentes à mudança e que estão sempre à espera do adiamento até ao último dia, queixando-se depois, quando não veem os seus pedidos deferidos, de que não têm tempo para em tempo útil implementar as alterações necessárias!

A acontecer este 7º adiamento diria ainda que o governo responsável por eventual novo adiamento, de algo que aliás estava originalmente previsto para entrar em vigor em 1/1/2020 (*), poderá ficar conotado como, e perdoem-me a expressão, o governo do “para o ano é que vai ser!”

(*) consultar Editorial na Partnews de Fevereiro de 2019 aquando da publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019

Novidades nas soluções Sage nas versões 2023 sobre esta matéria

As diversas soluções Sage, disponibilizaram já em junho de 2021 nas suas versões 2021.04.01, uma integração com a plataforma SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas) da AMA (Agência de Modernização Administrativa) que permite às empresas, via Sistema de Certificação de Atributos Profissionais, assinar as faturas com o certificado qualificado dum dos representantes legais da empresa (dirigente, administrador ou gerente de uma empresa, atributos associados através do SCAP – Sistema de Certificação de Atributos Profissionais).

Esta solução/ certificação, desenvolvida em cima dos Atributos Empresarias (SCAP), é gratuita para todas as empresas nos primeitos dois anos, tendo posteriormente, nos anos subsequentes um custo de 40€. De igual forma se determinada empresa entender assinar faturas não com a assinatura de um dos seus representantes legais mas sim antes através de procuração, aqui o custo de 40€ aplica-se de partida logo no primeiro ano (detalhes em Autenticacao.Gov.pt).

Mais recentemente com a saída da versão 2023 disponibilizou-se também a possibilidade de, alternativamente à possibilidade de se assinar as faturas com o certificado qualificado da SAFE/AMA, se assinarem recorrendo a um selo qualificado da DigitalSign.

A integração Sage com DigitalSign, como alternativa à integração com SAFE/AMA tem essencialmente duas razões:

• por um lado, dar a possibilidade às empresas que não querendo assinar as suas faturas com um certificado qualificado em nome dum dos representantes legais da empresa, o pretende fazer com um selo qualificado em nome da empresa.
• permitir que os empresários em nome indivdual (ENI’s) possam também nas soluções Sage, assinar com um certificado qualificado as suas faturas uma vez que a solução SAFE/AMA não endereça senão as empresas (NIFs iniciados por 5 não permitindo ainda a utilizaçação pelos NIFs iniciados por 1, 2 ou 3, onde se enquadram os ENI’s).

Para obter informação sobre como utilizar e ativar DigitalSign ao invés de SAFE/AMA consultar o seguinte artigo no Suporte Sage Online.

2. Faturação eletrónica aplicável aos contratos públicos

 

De que se trata?

É a obrigatoriedade de as empresas faturarem eletronicamente às entidades públicas com quem se relacionem de acordo com os contratos públicos. Esta obrigatoriedade decorre da diretiva 2014/55 da União Europeia e aplica-se às grandes empresas já desde 1 de janeiro de 2021, sendo agora de aplicabilidade obrigatória também às PMEs e microempresas a partir de 1 de janeiro de 2023.

O que está aqui em causa é que um simples envio dum PDF da fatura, ainda que assinado já com um certificado ou selo qualificado não é suficiente, pois além deste é necessário também acautelar o envio dos dados estruturados da fatura, respeitando o formato designado “CIUS-PT” que está estruturado num formato XML standard e definido para este efeito.

Quais os prazos atualmente definidos?

Também aqui, tal como no caso da obrigatoriedade da assinatura da fatura eletrónica em formato PDF com um certificado qualificado ter sido adiada algumas vezes, se assistiu a alguns adiamentos desta medida.

O último adiamento, que veio definir 1/1/2023, como sendo a data para a entrada em vigor desta obrigatoriedade para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do Estado passarem a ter de processar faturas eletrónicas e as trocar com estas entidades no formato “CIUS-PT”, aconteceu com uma medida aprovada no Conselho de Ministros de dia 30 de junho último.

Atualmente são estas as novas datas para a implementação obrigatória da faturação eletrónica nos contratos públicos:

• 1 de janeiro de 2021: para as grandes empresas
• 1 de janeiro de 2023: para as micro, pequenas e médias empresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Uma vez mais e tal como no ponto anterior sobre “1. Faturas eletrónicas em formato PDF assinadas por certificado qualificado” já muito se escreveu sobre este tema, pelo que remeto o convite para a leitura de um par de artigos da autoria do José Carvalho, Head of Product Management na Sage

• Artigo na Partnews intitulado “Faturação Eletrónica à Administração Pública: prazo para as PME terminou em junho”
• Artigo no Blog Sage intitulado “Faturação Eletrónica à Administração Pública: prazo para as PME terminou em junho (e-book)” onde também é disponibilizado um E-Book com o enquadramento legal, o calendário legislativo e um conjunto de FAQs.

 

É expectável algum adiamento adicional?

Diria que também não!

Tal como no caso de alguns adiamentos na obrigatoriedade de assinar faturas em formato PDF com um certificado qualificado, também no capítulo da faturação eletrónica às entidades públicas se assistiu a alguns adiamentos, nomeadamente logo no início da pandemia em Abril de 2020, com a publicação do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril e posteriormente com a publicação do Decreto-Lei n.º 42-A/2022 de 30 de junho 2022.

Pela dinâmica que se tem assistido no mercado, quer do lado dos produtores de software, tal como  a Sage, que oferecem soluções de faturação capazes de responder cabalmente aos requisitos para que os fornecedores da Administração Pública possam com estas entidade manter o seu relacionamento, quer do lado dos “brokers” que prestam serviços especializados nesta área, quer da própria Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap), eu diria que não existirá qualquer adiamento adicional.

Chegado agora o momento para as para as micro, pequenas e médias empresas é tempo de atuar e não mais esperar que um novo adiamento surja como um milagre para aqueles que, numa infindável espera, achem que uma vez mais um adiamento acontecerá.

 

Joaquim Machado
Compliance, Alliances & Business Development Advisor da Sage