10 sinais de que o seu software de gestão está obsoleto

O software de gestão e contabilidade é a chave para o bom funcionamento de qualquer negócio. Conheça alguns sinais que podem indicar que o seu software de gestão está obsoleto.Recomendamos-lhe que evite riscos e substitua o seu software se detetar sinais de obsolescência.

Uma das maiores causas de frustração dos administrativos e contabilistas é trabalhar com software obsoleto. Trabalhar com software de gestão e contabilidade obsoleto é como um lenhador que corta árvores com um machado, ou uma serra manual, em vez de cortar árvores com uma motosserra.

Os tempos mudam e o software da empresa tem de ser adaptado aos novos tempos e necessidades. Quando a pandemia eclodiu, foi muito mais fácil para as empresas com software atualizado exercerem o teletrabalho. Além de ineficiente, trabalhar com software obsoleto é muito perigoso, pois é mais fácil de ser afetado por vírus ou sofrer perda de dados. De seguida são mostradas algumas situações que podem indicar que o seu software de contabilidade, ou de gestão, está obsoleto.

 

1.  O programa não responde
“O programa falhou e não o podemos ajudar neste momento”. É fácil para o software de gestão obsoleto falhar por várias razões, tais como erros no programa ou um excesso de dados, que eles têm dificuldade em processar. Esta é uma das principais razões pelas quais, quando uma empresa cresce, procura um software com maior capacidade e que seja constantemente atualizado.

2. Perda de informação
“O servidor onde tínhamos o programa de gestão teve um problema e perdemos informação”. Há aqueles que ainda não mudaram para a cloud e têm a sua aplicação de gestão ou contabilidade num servidor, ou pior ainda, num PC. Se o computador ou servidor falhar, pode afetar a informação nele armazenada, que pode ser perdida. Se isto acontecer, terá graves problemas.

3. Problemas com as cópias de segurança
“Alguém sabe onde está a cópia de segurança?” Esta será a primeira coisa que se perguntará se tem o programa de gestão alojado num computador ou servidor e sofrer uma avaria que o impeça de aceder à informação do programa. Se tiverem sido feitas cópias de segurança, o problema não será tão grave, uma vez que a informação pode ser recuperada. Uma aplicação na cloud irá garantir que não perderá os seus dados. Se não tiver a sua aplicação na cloud, é aconselhável verificar frequentemente se os backups estão a ser feitos corretamente. Além disso, deve também verificar se podem ser carregados para o programa, se necessário.

4. Problemas de acesso aos dados
“Não lhe posso dizer quanto nos deve neste momento, fale com o contabilista e ele vai tratar do assunto”. Se encontrar repetidamente problemas deste tipo, o seu software não está a facilitar o trabalho da sua equipa administrativa. Um software atualizado integra a gestão com a contabilidade e, em todo o momento, quer o pessoal de gestão quer o da contabilidade sabem o que cada Cliente deve.

5. Problemas com vírus
“Fomos infetados por um vírus e perdemos toda a nossa informação”. Esta é uma situação crítica para qualquer empresa. Um software obsoleto é mais vulnerável a ciberataques de piratas informáticos, que podem roubar dados ou infetar o programa com um vírus. A principal razão é que o software está desatualizado ou que há pouco investimento em atualizações.

6. Problemas na geração de modelos fiscais
“Não me incomodem, estou a tratar dos impostos e isso vai demorar muito tempo”. Um software obsoleto não permitirá o preenchimento automático de modelos fiscais, pode gerar formulários com erros, ou pode não atualizar as alterações feitas pela Autoridade Tributária. É especialmente importante ter um software atualizado que não cause problemas no preenchimento dos modelos fiscais. Se tiver de preparar os modelos manualmente devido a problemas na aplicação, perderá muito tempo e gerará uma grande frustração.

7. Previsões de pagamento pouco fiáveis ou inexistentes
“Lamento muito, mas o vosso recibo foi devolvido, pois não estava na previsão”. Existem programas que não fornecem previsões de pagamento, pelo que, na melhor das hipóteses, a empresa mantém-nos numa folha de cálculo, o que pode conduzir a erros. Um bom software de contabilidade fará automaticamente a previsão quando a fatura for publicada, permitindo a aplicação de diferentes filtros, tais como previsões por banco, numa data específica, etc.

8. Falta de integração entre a aplicação de gestão e a aplicação de contabilidade
“Faça-me a transferência das vendas, não posso passar as cobranças”. Existem programas de gestão que não se integram automaticamente com o software de contabilidade, pelo que é necessário importar dados do programa de gestão para o programa de contabilidade. O software atualizado integra a gestão e a contabilidade em tempo real para evitar ter de fazer transferências de dados.

9. O software não faculta a emissão de recibos
“Hoje tenho de passar os recibos que tenho de emitir através do software do banco”. Se a sua aplicação de gestão não lhe faculta a criação dos recibos que tem de emitir diretamente, então o seu software está muito obsoleto. Ter de passar os recibos manualmente para o software do banco é quase uma coisa do século passado.

10. Não é possível navegar dentro do programa
“É um pesadelo! Para verificar o balancete tenho de o imprimir e depois verificar os saldos da conta”. Um software bom e totalmente atualizado permite-lhe navegar através do seu balancete, visualizando o saldo e indo diretamente para qualquer entrada que queira ver.

 

Asavin Wattanajantra
Especialista em TI e inovação para PME

 

Artigo publicado originalmente em Blog Sage Advice