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COSEC: “O Sage X3 permite automatizar e simplificar processos”

A COSEC, seguradora líder em Portugal no ramo de seguros de crédito, pretendia implementar um ERP robusto que permitisse simplificar e automatizar processos contabilísticos, interligando diversos módulos (contabilidade, compras, ativos, terceiros, pagamentos). “O Sage X3, sendo uma ferramenta completa e flexível, adaptou-se na perfeição a um negócio tão específico como o da COSEC”, justificam os responsáveis.

A COSEC é a seguradora líder em Portugal no ramo de seguros de crédito, oferecendo as melhores soluções de apoio à gestão e controlo de créditos no mercado interno e externo, bem como garantias de seguro caução. A COSEC é igualmente responsável, por conta e ordem do Estado Português, pela cobertura e gestão dos riscos de crédito, caução e investimento, principalmente para países de risco mais elevado.

A estrutura acionista da COSEC reúne a solidez do Banco BPI, um dos maiores grupos financeiros portugueses e a experiência da Euler Hermes, o maior grupo segurador de créditos a nível mundial. A COSEC trabalha com mais de 1.900 clientes nacionais permitindo às empresas desenvolver a sua atividade comercial, tanto no mercado interno como em mercados de exportação, com 21 mil milhões de euros de vendas cobertas de seguro de crédito. Através do seu acionista Euler Hermes, a COSEC garante presença local em mais de 50 países e tem garantias em vigor em mais de 137 países acompanhando mais de 90 milhões de empresas à escala internacional.

 

O desafio

A COSEC pretendia implementar um ERP robusto que permitisse simplificar e automatizar processos contabilísticos, interligando diversos módulos (contabilidade, compras, ativos, terceiros, pagamentos). Necessitava também de atualizar as ligações com os sistemas do grupo (Resseguro), de produção internos, de recursos humanos e de reporte prudencial.

Paralelamente, a COSEC tinha um sistema de contabilidade antigo, que não permitia uma serie de automatismos pretendidos, o que obrigava a processos manuais para registo de movimentos. Todos os processos de compras, ativos e pagamentos eram geridos fora do sistema, não permitindo ganhos de eficiência dos processos e incrementando riscos aos mesmos. Ao nível regulatório, o sistema também não garantia compliance com as normas aplicáveis. Ao implementar o Sage X3 foi possível assegurar todos estes aspetos.

 

A solução

A COSEC, de momento, utiliza o Sage X3 (ERP) e o Sage XRT (Tesouraria e pagamentos). Estas ferramentas permitiram trazer automatismos relevantes nos processos financeiros e contabilísticos, na ligação com os sistemas de produção (resseguro/prémios e sinistros) e com a ferramenta de suporte documental da empresa, permitindo aceder a todos os documentos de suporte (faturas e lançamentos contabilísticos) diretamente em sistema e em qualquer localização. Tais automatismos também foram implementados na gestão de encomendas; receções e faturas de compra em sistema, com lançamentos automáticos associados: módulo de ativos integrado, associando as faturas de compra de forma automática e gerando as depreciações de forma automática. No módulo de recursos humanos, a COSEC antes dispunha de uma ferramenta externa, passando a internalizar o payroll, a gestão de pessoal e o pagamento de despesas a colaboradores, tudo em Sage X3. 

Isto permitiu aumentar a eficiência de processos e a produtividade no departamento financeiro de forma significativa. O Sage X3, sendo uma ferramenta completa e flexível, adaptou-se na perfeição a um negócio tão específico como o da COSEC, com regulamentação e normas diferenciadas.

 

A implementação

O projeto foi um caso de sucesso, tendo sido implementado on-time e on-budget, cobrindo todos os objetivos definidos em cerca de seis meses. Tendo uma primeira fase de scoping em que foram efetuados workshops e feito o desenho da solução adequado à COSEC (1 mês e meio). Seguiu-se a segunda fase de instalações e configurações que durou cerca de três meses e na qual se parametrizou todo o desenho feito na primeira fase, se estabeleceram os interfaces com os vários sistemas já mencionados e se procedeu à migração de informação dos sistemas anteriores. Por fim, foi feita uma terceira fase de testes e de treino dos end users.

Hoje as soluções Sage são utilizadas numa base constante por toda a empresa, ainda que os maiores utilizadores são os departamentos de controlo financeiro, tesouraria, compras e recursos humanos, assim como todos os controllers da empresa que utilizam o workflow automático de aprovação de faturas do Sage X3.

 

Outlook

O Sage X3 permitiu automatizar e simplificar processos, reduzindo os FTE’s alocados a tarefas com menos valor acrescentado e permitindo alocar perfis mais técnicos em matérias mais complexas, tanto ao nível do controlo, como ao nível regulatório, permitindo aumentar significativamente os processos abrangidos sem aumento de headcount para a empresa.

Adicionalmente, a implementação do Sage X3 permitiu à equipa financeira direcionar tempo para trabalhos de maior valor acrescentado, permitindo ganhos com influência transversal em toda empresa. Permitiu um ambiente de controlo muito mais abrangente e seguro, assim como maior comodidade para os seus utilizadores.

Os responsáveis da COSEC consideraram o Sage X3 “uma ferramenta completa, flexível, user friendly que permite uma robustez muito maior de processos e ganhos de eficiência. Provou também ser uma ferramenta “robot friendly”, dado que a companhia se encontra neste momento a implementar a robotização de processos (RPA).”

 

Parceiro Sage: Procensus

Aquando da decisão de implementação, a COSEC fez uma consulta ao mercado, na qual a Procensus (agora Brighten) surgiu desde logo como um dos implementadores de referência em Sage X3. A escolha final, segundo os responsáveis da COSEC, ficou a dever-se à abordagem da proposta (adequada e muito robusta), da equipa (que apresentava uma senioridade elevada e com bastante experiência) e, por fim, das referências (em projetos de elevada dimensão e complexidade em grandes Clientes). “A Procensus tem uma equipa e abordagem focada em processo. Além do conhecimento técnico de excelência, destacamos o conhecimento processual e funcional que nos permitiu definir e implementar soluções, em conjunto, que trazem um elevado retorno para o Cliente. Em resumo, é muito positivo termos interlocutores que mais do que técnicos, são consultores”, justificam.

Acrescentam que “a questão chave, no nosso entender, está no conhecimento funcional e processual, assim como na existência de interlocutores que falem a linguagem do Cliente. Esta é uma pedra basilar para se conseguir extrair o máximo de um ERP, bem como para envolvimento da equipa de projeto. Adicionalmente, consideramos de elevada importância a relação de parceria e a orientação para estabelecer uma relação de longo prazo. A Procensus é claramente um Parceiro com quem contamos e que nos tem apoiado, não só na implementação inicial, mas também na evolução dos nossos processos e sistemas”.


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