Softwares de contabilidade e ERP: gestão de inventário permanente

A eficácia da gestão de stocks aumenta substancialmente quando apoiada por uma plataforma digital, que simplifique a contabilização e assegure o cumprimento das obrigações legais.

 

A gestão de inventário é um dos maiores desafios para qualquer empresa, independentemente do setor. A falta de visibilidade sobre os stocks pode levar a problemas como ruturas, excesso de mercadoria ou perdas financeiras desnecessárias. Por outro lado, um controlo eficiente do inventário não só melhora a alocação de recursos, como também otimiza a operação e reforça a competitividade do negócio.

Para alcançar essa eficiência, é essencial adotar práticas que garantam um controlo contínuo do stock. O inventário permanente surge como a solução ideal, permitindo registos automáticos das movimentações e proporcionando maior transparência e rigor no controlo de quantidades e valores. Este modelo contrasta com o inventário intermitente, onde a atualização dos stocks ocorre apenas em momentos específicos, podendo gerar discrepâncias e dificuldades na gestão e tomada de decisão.

Para suportar esta necessidade, a tecnologia desempenha um papel fundamental. Os softwares de contabilidade e ERP são aliados essenciais na automatização dos processos, garantindo maior precisão, conformidade fiscal e uma resposta mais ágil às exigências do mercado.

O papel dos ERP e softwares de gestão no controlo de stock

A eficácia da gestão de stocks aumenta substancialmente quando apoiada por uma plataforma digital, que não só simplifique a contabilização como também assegure o cumprimento das obrigações legais. No entanto, a importância destas soluções vai muito além da obrigatoriedade fiscal. Num contexto empresarial cada vez mais dinâmico e marcado por desafios logísticos, ter as ferramentas certas para monitorizar e otimizar o inventário permanente é um fator decisivo para a competitividade das empresas. A capacidade de gerir o stock de forma inteligente pode fazer a diferença entre um negócio ágil e eficiente ou um sistema ineficaz e propenso a desperdícios.

Os ERP são particularmente úteis nesta área, pois integram múltiplas funcionalidades que permitem às empresas gerir stocks, compras e vendas de forma automatizada e centralizada. Para garantir uma gestão eficaz do inventário, seja no controlo de stocks, no cumprimento de exigências fiscais ou na organização dos processos contabilísticos, a Sage recomenda a utilização de soluções profissionais adaptadas às necessidades das pequenas e médias empresas (PMEs), como os softwares de faturação e de contabilidade.

 

Inventário permanente e a importância da digitalização

Do ponto de vista contabilístico, a valorização do stock desempenha um papel crucial, pois impacta diretamente o encerramento de contas das empresas. Independentemente do modelo de inventário adotado, uma gestão rigorosa requer processos bem estruturados. Entre os dois métodos mais comuns – inventário intermitente e inventário permanente – destaca-se este último pela sua capacidade de atualização em tempo real. Ao permitir o registo imediato de todas as transações, o inventário permanente torna-se uma ferramenta indispensável para garantir transparência e precisão nos processos empresariais.

Este modelo de gestão de stock traz ganhos significativos para a eficiência operacional. Ao contrário do inventário intermitente, em que o stock é avaliado apenas em períodos específicos, o inventário permanente permite um acompanhamento contínuo das movimentações. No entanto, para que este processo seja eficaz, é indispensável contar com soluções tecnológicas que automatizem a atualização dos dados, reduzindo erros e melhorando a fiabilidade das informações. Quando apoiado por um software de gestão adequado, o cálculo do custo das vendas passa a ser determinado de forma automática, com base nas saídas registadas, tornando o processo mais ágil e preciso.

Sage 50cloud e Sage 100cloud: gestão integrada para PME

As soluções Sage 50cloud e Sage 100cloud oferecem uma abordagem integrada ao controlo de stocks para as PME, permitindo acompanhar cada etapa do ciclo de vida dos produtos – desde a entrada no armazém, aquando da compra, até à saída, seja por venda, transformação ou perdas. Com o tempo, os stocks podem sofrer variações de valor, tornando essencial um acompanhamento contínuo para garantir uma gestão ajustada à realidade do negócio.

A principal diferença entre as duas soluções reside na sua escalabilidade e funcionalidades adicionais. O Sage 50cloud é ideal para pequenas empresas que precisam de uma gestão simplificada de faturação e inventário, enquanto o Sage 100cloud oferece funcionalidades mais avançadas para empresas de maior dimensão, incluindo integração com outras áreas do negócio, como contabilidade, gestão financeira e recursos humanos.

Mais do que simples softwares de faturação, estas ferramentas foram concebidas para proporcionar uma visão abrangente da empresa, promovendo o aumento da produtividade e da eficiência operacional. Para além da gestão de stock, permitem controlar receitas e despesas, obter indicadores de desempenho essenciais e assegurar o cumprimento de todas as obrigações legais e fiscais. Ao facilitar o planeamento e a tomada de decisão estratégica, estas soluções tornam-se um aliado indispensável para o crescimento sustentável das PME.

 

Sage for Accountants: automatização e digitalização na contabilidade

 A comunicação do inventário à Autoridade Tributária (AT) levanta frequentemente dúvidas sobre a responsabilidade do processo: cabe ao sujeito passivo com inventário permanente ou ao contabilista certificado? A resposta é clara – a submissão do inventário é da responsabilidade do sujeito passivo, enquanto o contabilista certificado assegura a correta contabilização.

No entanto, em muitas situações, os contabilistas desempenham um papel fundamental no apoio à valorização e comunicação do inventário à AT. Para facilitar este processo, a solução Sage for Accountants permite a criação do inventário em ficheiro Excel ou SAFT, bem como a geração do ficheiro XML exigido pela AT, onde podem ser incluídas ou ajustadas as valorizações. Além disso, esta ferramenta automatiza diversas tarefas contabilísticas, simplifica processos e digitaliza documentos, resultando em maior eficiência, otimização de tempo e um foco mais estratégico no apoio ao cliente.

Gestão de stocks: um pilar estratégico para os negócios

 As soluções Sage para a gestão do inventário permanente respondem às exigências das empresas modernas, conciliando o cumprimento de obrigações fiscais com a necessidade de competitividade e inovação digital. Com um mercado em constante transformação, investir em ferramentas tecnológicas robustas permite às empresas adaptarem-se com maior agilidade aos desafios atuais e futuros.

Longe de ser apenas um requisito contabilístico ou fiscal, uma gestão de stocks eficiente, baseada em critérios objetivos, proporciona uma visão clara e realista do valor da empresa. Além disso, otimiza o fluxo de trabalho e reforça as relações com clientes, fornecedores e colaboradores, tornando a empresa mais dinâmica e preparada para crescer de forma sustentável.

 

Paula Teixeira
Sales Manager Sage Portugal

 

Artigo de opinião publicado na revista Contabilidade & Empresas.