O fecho de contas ainda é viável no mundo digital?
Ao abraçar a nova era da contabilidade contínua em tempo real, estamos a caminhar para um futuro de maior precisão, confiança, previsão e agilidade na gestão financeira das empresas.
Há cerca de 600 anos que a área da contabilidade enfrenta um problema persistente: o atraso no fecho de contas. Hoje, este processo pode levar até 15 dias, o que significa que as empresas só conseguem obter uma noção exata do seu desempenho financeiro a meio do mês seguinte. No ritmo acelerado e digital dos dias de hoje, esta ausência de dados em tempo real representa uma desvantagem significativa para as empresas, na medida em que, consome tempo e recursos valiosos que poderiam ser investidos na inovação.
De modo a remar a favor da agilidade digital e obter a precisão e a previsão necessárias ao sucesso das empresas modernas, é fundamental que os gabinetes de contabilidade abandonem o fecho tradicional e apostem na contabilidade contínua. Com esta estratégia, as atividades contabilísticas passam a ser analisadas de forma contínua e em tempo real, o que permite às empresas terem visibilidade sobre o seu desempenho a qualquer momento, ao invés de apenas no final do mês.
Apesar de este ser o futuro para a contabilidade é natural que a mudança não ocorra de um dia para o outro. É aconselhável ir introduzindo as poucos esta nova estratégia de recolha e análise contínua, com o auxílio da automatização, para que seja cada vez menos necessário o relatório mensal.
Pôr um ponto final às tarefas manuais
O principal motivo da preferência pelo recurso ao fecho de contas mensal tem sido o facto de as tarefas manuais – o processamento de faturas, a introdução dos dados no sistema e até mesmo ter que estar em contacto constante com os clientes e funcionários para entregarem as faturas e folhas de horas a tempo – exigirem demasiado tempo e não permitirem uma análise constante e em tempo real.
A resposta a este problema é a automatização que acelera as tarefas repetitivas em sincronia com a atividade empresarial. Por exemplo, os grandes modelos de linguagem (Large Language Models – LLM) podem ser utilizados para escrever emails e as soluções baseadas em IA conseguem acelerar o processo de recolha de dados, ao automatizar a extração e a introdução dos dados das faturas.
Deste modo, as empresas já não precisam de acumular o trabalho para preencher o relatório apenas no fim do mês, conseguindo poupar, segundo um inquérito aos nossos clientes, cerca de 25% do seu tempo, anteriormente gasto com o fecho de contas tradicional.
Como garantir resultados fidedignos?
Dar preferência à contabilidade contínua de modo a conseguir informação em tempo real dos custos e despesas, possibilita obter uma visão mais precisa do desempenho da empresa, a qualquer altura, e permite a tomada de decisões com base em dados atualizados. Contudo, isto só é possível se a informação recolhida for de confiança.
Para garantir que os dados recolhidos são fidedignos, a automatização é a solução. Isto porque os modelos de IA conseguem neste momento atingir 100% de precisão em quase 70% das faturas emitidas, permitindo assim reduzir os erros humanos que ocorrem frequentemente devido à pressão do fecho mensal. Ora, quanto mais se conseguir atenuar os riscos associados a dados incorretos, maior é a confiança ao tomar decisões.
Além disto, à medida que as empresas eliminam as tarefas que tinham de exercer manualmente, elas conseguem estabelecer relações cada vez mais fortes com os fornecedores, garantir que a cadeia de abastecimento seja fiável e contribuir para o bom desempenho geral da empresa.
Tempo é sucesso
A automatização na contabilidade contínua não só aumenta a precisão, como disponibiliza tempo valioso às empresas. O facto de as tecnologias como a IA se conseguirem ocupar de tarefas rotineiras como o processamento de faturas e acréscimos, permite que as equipas foquem a sua atenção na inovação e em iniciativas estratégicas, que são uma mais-valia para o sucesso da empresa.
Com o acesso às estatísticas e dados em tempo real, as empresas ganham vantagem em perceber qual o estado financeiro em que se encontram, sem terem que esperar pelo final do mês para avaliar a sua situação. Para além disso, a automação permite detetar atempadamente problemas e anomalias que anteriormente só seriam apontados depois do fecho de contas assim como responder rapidamente às mudanças e oportunidades à medida que estas surgem.
De forma geral, a contabilidade continua permite que as empresas selam mais proactivas e menos reativas, o que se traduz numa maior agilidade num cenário empresarial que está em constante mudança.
Em suma, ao abandonar o fecho de contas e abraçar esta nova era de contabilidade contínua em tempo real, estamos a caminhar para um futuro de maior precisão, confiança, previsão e agilidade na gestão financeira da empresa, traduzindo-se numa maior capacidade e poder para tomar decisões informadas a qualquer momento. Afastarmo-nos do fecho de contas tradicional é abrir as portas a um mundo onde as empresas conseguem operar, crescer a ter sucesso de forma mais eficaz.
Aaron Harris
CTO da Sage
Artigo de opinião publicado na revista Vida Económica