Como otimizar o ritmo do trabalho

Saiba como a Sage promove o desenvolvimento do inventário permanente com soluções profissionais de controlo de stocks.

 

O conhecimento exato do stock existente – quer sejam mercadorias, matérias-primas, produtos acabados, ou outros tipos de existências em armazém – é fundamental para garantir a gestão e tomada de decisão das organizações. Dispormos desta informação significa que podemos criar as condições para potenciar uma maior eficácia na racionalização do stock, bem como na respetiva adequação à procura, e permitir uma melhor gestão e aproveitamento do espaço físico/armazém. Afinal, manter um inventário preciso e acessível funciona como uma espécie de “espinha dorsal” da eficiência operacional.

A contabilidade, por outro lado, necessita da valorização do stock de cada cliente, uma vez que faz parte do processo do encerramento de contas, independentemente do tipo de inventário do sujeito passivo em questão. As boas práticas ditam que uma gestão de stocks adequada requer metodologias adequadas. Para isso, existem, assim, dois tipos de inventário: o permanente e o intermitente, que se distinguem pela sua periodicidade. Nesta ocasião, vamo-nos focar naquele cuja atualização do stock é imediata, tendo em conta as transações, assim como a sua contabilização – isto é, no inventário permanente.

Essencialmente, o inventário permanente torna mais eficiente o processo logístico. Neste caso, uma vez que a contabilidade não regista quantidades nem preços unitários, apenas quantias globais de compras e vendas, é necessário um sistema de controlo extra-contabilístico que registe estes valores. Para o efeito, ao recorrer a um inventário que atualiza regularmente o stock, o cálculo do custo das vendas passa a depender apenas das saídas dos inventários, que registam as quantidades efetivamente vendidas.

 

Soluções profissionais de controlo de stock

Este procedimento torna-se muitíssimo mais eficaz quando é suportado por um sistema informático de controlo de stocks, que permita uma fácil contabilização e cumprimento das obrigações legais. Mas, muito além da obrigatoriedade fiscal, considerando um pano- rama empresarial em constante evolução, no qual as empresas se debatem com as complexidades da cadeia de fornecimento, dispor das ferramentas certas é fundamental para simplificar e elevar o desenvolvimento do inventário permanente – e, em última análise, obter uma vantagem competitiva. Quer seja para a gestão de stocks, inventariação ou obrigações fiscais e contabilísticas, a Sage aconselha a utilização de uma solução profissional, como o software de faturação Sage, para pequenas e médias empresas (PME), nomeadamente o Sage 50cloud e o Sage 100cloud.

 

Gestão de compras, vendas e fluxos logísticos para PME

Ferramentas como o Sage 50cloud e Sage 100cloud são muito úteis para PME, na medida em que permitem o seguimento do stock desde o momento de entrada na empresa, por exemplo no ato de compra, até ao momento de saída, no caso de venda, transformação ou extinção (quebras e sobras). Ao longo do tempo, o stock pode valorizar ou desvalorizar, pelo que é crucial garantir uma análise fidedigna constante, de for- ma a manter uma gestão o mais adequada e fiel possível à realidade.

No entanto, mais do que softwares de faturação, estas soluções profissionais auxiliam ainda na gestão da empresa de uma forma integrada, permitindo aumentar a produtividade e eficiência do negócio com uma visão abrangente. Desenhadas a pensar especificamente nas PME, estas ferramentas contribuem para a faturação, controlo de receitas e despesas, obtenção de indicadores de negócio, cumprimento de obrigações e acompanhamento do crescimento.

 

Contabilidade com automatismos e transformação digital

Quando o tema é, por exemplo, saber em quem recai a responsabilidade de comunicar o inventário à Autoridade Tributária (AT) – se sobre o contabilista ou o sujeito passivo com inventário permanente – a resposta é necessariamente outra. Embora seja o sujeito passivo quem tem a responsabilidade da submissão do inventário à AT, o contabilista certificado é responsável pela sua contabilização.

Sabemos, além disso, que a responsabilidade da comunicação e valorização do inventário à AT é por vezes apoiada pelo contabilista certificado. Nesses casos, a solução Sage for Accountants permite desenvolver o inventário num ficheiro Excel ou SAFT, para obtenção da listagem do stock, bem como permite a geração do ficheiro XML exigido pela AT, onde é possível incluir ou alterar a valorização. Esta solução de contabilidade permite, adicionalmente, tirar partido de diversos automatismos, simplificar tarefas, otimizar processos e digitalizar os negócios com o arquivo digital, traduzindo-se em produtividade, eficiência e em ganhos substanciais de tempo que pode ser dedicado aos clientes.

 

Gestão de stocks como potenciador de relações

As ferramentas da Sage para o desenvolvimento do inventário permanente refletem as necessidades dos negócios modernos, quer do ponto de vista das obrigações fiscais, quer da competitividade e promoção da transformação digital. Com a evolução da paisagem do tecido empresarial, um investimento estratégico nas ferramentas certas permite às empresas adquirir maior capacidade de adaptação aos requisitos do presente e aos desafios do futuro.

Mais do que uma simples obrigação fiscal e contabilística, a gestão de stocks, quando feita com consistência e critérios objetivos, não só possibilita ter uma noção real e fidedigna do valor da empresa, como consegue otimizar o ritmo de trabalho e a relação com os clientes, fornecedores e colaboradores.

 

Paula Teixeira
Sales Manager Sage Portugal

Artigo de opinião publicado originalmente na revista Vida Económica