Como realizar uma análise custo-benefício de um ERP
O ERP é certamente a solução certa para o seu negócio. Tome nota dos custos e benefícios que precisa de considerar.
O Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) é uma proposta muito atrativa para empresas que procuram consolidar a informação de gestão e introduzi-la em toda a empresa, mas para introduzir novas tecnologias, é necessário um plano de negócios para justificar o investimento.
De acordo com o estudo, recentemente publicado, “Pequenos negócios, grandes oportunidades” realizado pela Sage, as PME em grande parte do mundo são claras a este respeito. Cinquenta e um por cento esperam aumentar o seu investimento em tecnologia. E os seus objetivos de melhoria chegam a cada canto do negócio, com clientes, pessoal e fluxo de caixa na linha da frente. Portanto, faz todo o sentido considerar soluções integrais do tipo ERP que tragam consistência a todo o fluxo de dados e informação.
Mas antes de implementarem o ERP na sua organização, os líderes empresariais devem estabelecer uma justificação económica para o investimento. Quer o capital quer as despesas operacionais devem ser comparados com o retorno esperado do investimento (ROI) para qualquer compra essencial da empresa. Quando o ROI projetado exceder o custo total de propriedade (TCO), a introdução de um novo sistema ERP deverá ter um impacto positivo na rentabilidade, mas há várias considerações a fazer antes de se poder chegar a essa conclusão.
Considere os custos
É necessário ter em conta o desembolso inicial para a compra. Além disso, é necessário considerar o fluxo de pagamentos que irá ocorrer mais tarde com a implementação do ERP na sua organização.
Se os sistemas existentes estiverem disponíveis, o trabalho de integração procurará sincronizar as tecnologias. Haverá uma conversão de ficheiros e uma consolidação da informação de gestão. Contudo, a eliminação de procedimentos antigos e soluções herdadas pode também gerar custos e envolver uma migração de dados morosa.
Uma vez instalado, terá de considerar os custos dos testes de rotina. Estes são necessários para assegurar que o utilizador beneficia da funcionalidade total. E, com o tempo, o mesmo acontecerá com as revisões e atualizações periódicas do ERP.
Por outro lado, terá de considerar outras despesas, como por exemplo:
- Formação da equipa para se adaptar aos novos procedimentos.
- Uma provisão de contingência.
Considere os benefícios
A utilização de soluções ERP e processos de gestão de recursos otimizados traz inúmeras vantagens:
- Ajuda a simplificar os procedimentos.
- Evita-se a duplicação de trabalho e custos de manuseamento manual.
- Disfrutará de mais informações na tomada de decisões.
- Controlará o desempenho dos departamentos e da organização como um todo.
- Obterá processos de tomada de decisão mais eficazes e eficientes.
- Na fábrica, a automatização de tarefas manuais aumenta a velocidade de entrega e reduz os erros humanos.
- Os trabalhadores-fundamentais podem concentrar-se em tarefas de maior valor acrescentado, com fiabilidade garantida graças a sistemas globais que assinalam inexatidões e erros.
- A compra de um sistema ERP deve ser vista como um projeto a longo prazo que se traduz em benefícios para o seu negócio.
Muitas outras poderiam ser listadas, mas o benefício mais frequentemente citado do ERP é que ele faz com que todas as áreas do negócio se movimentem em conjunto como um todo. Os sistemas ERP facilitam o registo e a comunicação de dados através de uma série de elementos tangíveis. Também facilitam os processos de monitorização de empresas e tornam a resolução de problemas mais rápida. Com dados claros nas mãos dos decisores, as organizações podem estabelecer expectativas realistas quanto a prazos e custos.
Defina o nível de expectativas
Os sistemas ERP não irão alterar o desempenho empresarial da noite para o dia. Em muitos aspetos, é mais um potenciador da mudança do que a solução. Faz sentido ser conservador ao projetar os benefícios económicos dos novos sistemas e processos ERP.
Em última análise, faz sentido ser realista. Se transmitir expectativas exageradas aos diferentes departamentos, poderá criar frustração. Ao fazer isso, só irá piorar a perceção do ERP. No final, irá reduzir o envolvimento da equipa e perder alguns dos potenciais benefícios.
Recomenda-se que se desenvolva um cenário de custos do pior caso juntamente com uma estimativa provável. Além disso, é necessário estabelecer um argumento comercial sólido para o investimento no ERP, especialmente quando o clima económico é difícil, com orçamentos cada vez mais apertados. Isto dá aos objetivos do projeto um contexto estratégico e facilitar-lhe-á a decisão de optar ou não pelo ERP.
Maximize o valor do ERP
Se analisar e atualizar regularmente os processos empresariais, o retorno do investimento da implementação de sistemas ERP é claro. Realizará revisões regulares do processo e utilizará dados quantitativos. Com o feedback do pessoal envolvido no planeamento de recursos, o retorno do investimento deve exceder o custo total de propriedade.
Como passo preliminar à introdução de uma solução de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP), é necessário ter o investimento justificado. Isto requer uma análise custo-benefício baseada em expectativas realistas.
Os sistemas ERP são muito úteis para a correta organização de uma empresa por diferentes razões. A utilização destas ferramentas dará grandes resultados e benefícios a longo prazo.
Ashley Hindsman
Especialista em gestão financeira de Médias Empresas
Artigo publicado originalmente em Blog Sage Advice