Hot desking, a alternativa ao escritório tradicional
O pós-pandemia está a obrigar as empresas a acelerarem os processos de transformação digitais. Uma das tendências mais adotadas é o hot desking, que consiste na criação de espaços de trabalho partilhados que visam promover a colaboração e a entreajuda.
O sistema hot-desking tem vindo a ganhar espaço no mundo corporativo dado que possibilita que os colaboradores trabalhem de uma forma autónoma, mantendo-se conectados quando e onde desejarem. O modelo consiste em criar um novo espaço de trabalho organizacional assente em secretárias partilhadas e utilizadas por diferentes pessoas em diferentes momentos ao longo do dia, estimulando-se assim os modelos colaborativos de trabalho e de convívio entre profissionais.
A principal característica do hot desking é que o funcionário não possui uma secretária fixa. A origem deste conceito está no designado hot racking, uma prática da Marinha dos Estados Unidos segundo o qual os soldados partilham os beliches segundo a organização dos turnos.
Aplicado ao mundo empresarial, o hot desking significa que deixam de existir espaços de trabalho designados a colaboradores específicos – todos passam a partilhar o mesmo espaço, seguindo uma dinâmica de trabalho independente, ainda que colaborativa.
Requisitos
- Conetividade. Computador, Wi-Fi, impressoras e telefones próprios conectados à secretária são algumas das estruturas mais comuns aos sistemas hot-desking.
- Reserva. Alguns espaços incluem a possibilidade de fazer uma reserva através de plataformas ou aplicações próprias, facilitando o acesso e evitando aglomerações, quer seja do local de trabalho individual, quer das salas de reunião para grupos.
- Tecnologia: É desejável instalar outros dispositivos incorporados às secretárias caso dos monitores e conexões DVI, VGA e/ou HDMI, de modo a permitir que os ocupantes se conectem e utilizem um segundo ecrã de trabalho, caso necessário.
Vantagens
- Economia de espaço. Pode significar uma redução de 50% no total de área útil utilizada pelas empresas.
- Favorece a colaboração. Ajuda a conhecer novas pessoas todos os dias e a gerar um ambiente que fortalece o trabalho em equipe.
- Custos mais baixos. Ao instalar recursos partilhados por todos os trabalhadores, os custos logísticos (consumos de água, energia, matérias de escritório, consumíveis, etc) são reduzidos substancialmente.
- Incentiva a comunicação. Os trabalhadores são “forçados” a comunicar de forma regular com outros de diferentes departamentos ou até colaboradores externos.
- Diversidade de experiências. Usufruir de diferentes ambientes de trabalho ao longo do dia, pode favorecer a criatividade, motivação e concentração.
- Melhoria da organização individual. Ao serem obrigados a recolher os seus pertences todos os dias, isso significa uma melhor organização dos métodos de trabalho, menos arquivos em papel e, desejavelmente, um acréscimo de produtividade.
Desvantagens
- Gestão do stress. A cada dia o colaborador não sabe onde terá que sentar ou com quem dividirá o seu espaço, o que pode ser um fator gerador de ansiedade.
- Ambiente de trabalho impessoal. O colaborador deixa de ter a possibilidade de decorar o local de trabalho ao seu gosto e de personalizar as suas ferramentas de trabalho. A perda de privacidade é outra consequência praticamente inevitável.
- Menor motivação. Se a conexão emocional com o local de trabalho for perdida, é muito possível que a motivação – ou a criatividade – diminua.
Recomendações
Para evitar esses inconvenientes, a Fundera, uma multinacional americana especializada em assessorar empresas em hot desking, propõe as seguintes iniciativas:
- Crie um documento com regras claras e simples de implementação do sistema
- Partilhe uma lista de diretrizes com as melhores práticas para se adaptar ao modelo.
- Aposte em zonas mistas: a par de uma área dedicada ao hot desking crie uma outra, com secretárias individuais, para quem precisar do seu próprio espaço de trabalho.
- Organize um sistema de reserva de hot desks que seja eficiente e fácil de utilizar.
- Incentive o trabalho em equipa, a colaboração e comunicação entre os utilizadores.
- Seja transparente com todos os colaboradores quanto às vantagens e desvantagens.
- Avalie regularmente o desempenho tendo em vista a sua melhoria constante.