8 dicas para uma tesouraria serena

Evitar problemas de tesouraria é uma cultura que se baseia em dois pilares: vigilância coletiva e automatização. Conheça algumas regras simples que lhe darão mais paz de espírito na gestão da sua tesouraria, e, acima de tudo, mais tempo para se dedicar ao desenvolvimento da sua empresa.

No meio de receitas e despesas, a tesouraria de uma start-up tem, no início, um equilíbrio inevitavelmente precário. O mais importante é estar sempre um passo à frente para responder às necessidades de fundo de maneio ao menor custo possível. Uma tesouraria serena joga em todas as frentes e em tempo real. Dote-se de meios e sobretudo de constância ao longo do tempo para sistematizar a gestão do cash-flow.

 

Para ter uma tesouraria serena, tenha uma visão a longo prazo!

• Faça previsões. Estabeleça metas para os próximos seis ou doze meses de modo a controlar as suas finanças e evitar surpresas. Quando se trata de tesouraria, as surpresas são sempre más! A forma mais fácil de criar uma previsão de fluxo de caixa é criar uma folha de cálculo com a listagem das receitas e dos custos mensais. Porém, essa metodologia deverá rapidamente ser substituída por uma solução de gestão adequada. O desafio de uma previsão de fluxo de caixa é antecipar cada rubrica, ficando o mais perto possível da realidade. Por outras palavras: seja exaustivo e enumere todos os custos; faça a distinção entre custos fixos e variáveis e tenha em conta as variações sazonais: por exemplo, as faturas de energia irão provavelmente aumentar no Inverno
• Antecipe a gestão dos períodos fracos. Identifique com antecedência os potenciais problemas de tesouraria atualizando regularmente a sua previsão de fluxo de caixa. O tempo real é o ideal. É também importante que monitorize as condições do mercado e que esteja atento aos seus clientes e fornecedores em risco. Atue imediatamente, assim que detetar um problema. Um problema de fluxo de caixa nunca pode ser resolvido por si só. Não enterre a cabeça na areia, ficando à espera que o problema desapareça por magia! Quanto mais cedo reagir, mais barata será a solução. Manter o controlo do seu fluxo de caixa irá ajudá-lo a lidar com os problemas de forma rápida e eficaz. E se tiver quaisquer dúvidas ou preocupações, fale com um contabilista, investidor ou mentor.

Para uma tesouraria serena, acelere as cobranças!

• Estabeleça regras. A cobrança é um desporto de equipa que envolve não só os colaboradores da sua empresa como os seus Clientes. Aconselhamo-lo a definir as regras desde o início. Por outras palavras, as condições de pagamento devem ser definidas de forma muito clara com os Clientes. De um modo geral, o prazo de pagamento é de 30 dias. Controlar a tesouraria também significa agir internamente para acelerar os fluxos de caixa. Dote-se dos meios para produzir e enviar as suas faturas rapidamente e para detetar e integrar em tempo real na contabilidade os pagamentos recebidos nas suas várias contas bancárias.
• Automatize as cobranças. O desporto de equipa não consiste apenas em emitir a fatura e negociar as condições contratuais de pagamento com os clientes. Trabalhe com a sua equipa de vendas para reduzir o DSO (Days Sales Outstanding), ou seja, o número médio de dias antes de receber o pagamento de um Cliente. Existem soluções de cobrança automatizada para atuar em todas as fases da cobrança. Isto significa: avisar os Clientes quando o prazo está a chegar ao fim; contactar-los a partir do primeiro dia de atraso e aplique uma gradação pré-concebida aos pedidos de pagamento sucessivos e agradeçer sempre que receber um pagamento

Para uma tesouraria serena, controle as despesas

• Monitorize as despesas. Analise com que frequência paga os seus fornecedores, impostos, contas de eletricidade, etc. Poderia pagar em prestações ou tornar as condições de pagamento mais flexíveis? Utilize as suas capacidades de negociação para chegar a acordos que são do seu interesse. Além disso, tenha cuidado com pequenas despesas que se somam umas às outras e acabam por representar um valor elevado. Talvez possa agregar as suas compras, reduzindo o número de fornecedores e obter melhores condições. Por outro lado, uma assinatura, embora mais cara a longo prazo, pode poupar-lhe muito dinheiro. Analise com cuidado!
• Otimize as existências. A gestão eficiente dos stocks é um requisito para uma boa gestão da tesouraria. Verifique os seus registos de stock e a sua conta bancária em simultâneo. Dessa forma, saberá exatamente o que tem em stock e que artigos terá de encomendar. Um stock desnecessário é dinheiro parado de forma estéril. É por isso que um sistema de controlo do stock gerido eficazmente terá um impacto positivo na sua tesouraria. Nunca terá demasiado stock nem todo o seu dinheiro bloqueado no mesmo.

 

Para uma tesouraria serena, seja flexível

• Financie o seu crescimento. Se o seu negócio está a crescer rapidamente, responder às necessidades dos seus Clientes pode gerar uma necessidade de adquirir matérias-primas ou de subcontratar e, por conseguinte, esgotar a capacidade da tesouraria. Um empréstimo bancário, assegurado pelos seus rendimentos futuros, financiará o delta de forma pertinente. A sua margem será reduzida pelo custo do crédito (deve, portanto, ter isto em conta ao fixar o preço) mas a tesouraria será poupada. É assim que se faz uma boa gestão! Na maioria dos casos, esta é uma opção viável, uma vez que os bancos são mais propensos a emprestar a uma empresa se conseguirem ver uma minuta de contrato ou uma carta de intenções. Poderá pagar as suas dívidas assim que tiver recebido do cliente e desta forma, apenas terá de pagar juros ao banco ou à empresa financiadora pelo tempo real que necessitar de tesouraria.
• Mantenha boas relações com os credores. Muitas start-ups precisam por vezes do empurrão de um banco ou de uma instituição de crédito, especialmente nas fases iniciais. Também necessitam muitas vezes de crédito ou de autorizações de descoberto para começar. Mantenha relações cordiais com estas organizações e informe-as se surgirem despesas inesperadas ou alterações nos planos. Manter boas relações, baseadas na confiança mútua, com os bancos e mutuantes fará com que estes sejam mais compreensivos se precisar de ajuda financeira no futuro.

 

Keir Thomas-Bryant
Especialista da Sage nas áreas de Consultoria Financeira e de Investimento

Artigo publicado originalmente em Blog Sage Advice