Assistentes virtuais: o futuro digital dos negócios
O sucesso das empresas é feito de pessoas e a pandemia só veio confirmar que com uma equipa feliz, envolvida, produtiva e tecnologicamente suportada, a inovação pode acontecer facilmente e garantir que nos mantemos competitivos num cenário em constante evolução.
Durante a pandemia, muitas empresas adiaram o investimento em inovação e focaram-se em continuar a trabalhar, ajustando a sua atividade apenas em função das diretrizes dos governos locais. Numa perspetiva de futuro próximo, é necessário, mais do que nunca, foco no Cliente para traçar uma estratégia de crescimento para a empresa em que não pode faltar inovação. Para esta mudança acontecer é necessário automatizar as tarefas monótonas e repetitivas que nos fazem perder tempo e energia.
A Inteligência Artificial (IA) pode fazer toda a diferença neste processo de mudança em todas as áreas da empresa, desde os RH ao departamento financeiro. A introdução de assistentes virtuais pode ser a “ajuda” que a Inteligência Humana precisa para se focar nos Clientes e no crescimento de negócio.
O Colega robô ideal
O ano de 2020 veio mudar a forma como trabalhamos: o trabalho remoto passou a ser o normal, a colaboração um desafio e a tomada de decisões cada vez mais descentralizada. A realização de tarefas básicas, como a introdução de dados a partir do papel, ou sua digitalização, passaram a ser quase impossíveis de realizar por questões de saúde. Também se percebeu que não trazem valor, mas não podemos viver sem elas – quase 1/3 das empresas gastam mais de 20 dias por ano apenas em tarefas administrativas.
E agora? Com estas aprendizagens não queremos continuar a gastar o nosso tempo e energia em tarefas administrativas, e para isto podemos ter um ou vários assistentes virtuais. O assistente virtual simula a forma de pensar humana, aprende com as tarefas repetitivas e executa de acordo com o que aprendeu pela repetição. Não tem capacidade de criar estratégia, mas pode ser programado para nos alertar sempre que nos desviamos do cumprimento dos objetivos e guiar para que tudo corra como planeado.
Hoje já usamos aplicações de fitness, que nos monitorizam ao longo do dia e fazem sugestões próativas para melhorar o nosso desempenho e saúde. A lógica aqui é a mesma, mas adaptada às necessidades de cada uma das equipas da empresa. Há ainda a vertente do assistente virtual que pode responder a dúvidas, sempre com a lógica do Colega que pensa, e do assistente virtual que aprende e reutiliza a informação. Assim podemos ter informação sempre disponível, bastando “alimentar” a base de conhecimento.
Juntos somos melhores
O impacto que os assistentes virtuais e a IA têm pode transformar a organização, mas apenas se existir uma sólida base de dados integrados e de grande qualidade. Os dados são o combustível que alimenta a IA – e para que os assistentes virtuais sejam verdadeiramente úteis, têm de compreender o que se passa na empresa – pelo que têm de estar conectados aos seus departamentos e processos centrais. A existência de informação de má qualidade e isolada pode bloquear este processo, atrasando a sua circulação e retirando utilidade aos assistentes virtuais.
De forma a capitalizar este recurso, as empresas precisam que os seus dados estejam centralizados e facilmente acessíveis a partir de qualquer lugar. Um ambiente cloud é a solução perfeita, na qual colaboradores e tecnologias IA são capazes de aceder à informação em qualquer momento e local, com informação integrada e de qualidade e sempre atualizada.
Para além disto, quando todos os sistemas e colaboradores estão conectados, a empresa consegue apoiá-los e fazê-los progredir de forma mais eficaz. Estima-se que um quarto da população terá de receber mais formação para se adaptar à constante evolução do digital. É fundamental criar espaços virtuais de colaboração para que atualizações importantes, novas ferramentas e oportunidades de aprendizagem possam ser oferecidas regularmente aos colaboradores, permitindo-lhes melhorar as suas competências e trabalhar da melhor forma.
A integração é apenas uma parte do puzzle: a acessibilidade também é fundamental. Para alcançar o máximo potencial da IA, todos os departamentos devem ter acesso aos assistentes virtuais e à fonte de informação centralizada na cloud. Se estes recursos estiverem disponíveis apenas para alguns departamentos, os benefícios de produtividade da empresa serão limitados e até podem ser contraproducentes, na medida em que a tomada de decisões é feita com base em informação distinta. Ainda que seja claro que o investimento na automação e na IA será essencial para a recuperação, só será bem-sucedido quando estas ferramentas estiverem disponíveis para todos.
Quando uma empresa está unida – através dos seus Colaboradores, missão e tecnologia e com foco nos Clientes – pode alcançar o que ninguém acreditou ser possível. Uma boa parte do sucesso pode ser gerada pela IA pelos assistentes virtuais, mas é necessário lembrar que eles não definem a estratégia: serão sempre os colaboradores, livres de tarefas rotineiras, que podem escrever a história de sucesso da empresa.
Cristina Francisco
Head of Product Marketing, Sage Portugal
Artigo publicado originalmente em Business IT