8 lições que as PME podem aprender com a pandemia

As pequenas empresas aprenderam lições valiosas durante a pandemia. O impulso para o teletrabalho é apenas a ponta do iceberg. A crise sanitária deve ser utilizada para implementar processos que irão reforçar a capacidade produtiva e organizacional das empresas em 2022.

Ao analisar as lições da pandemia para as PMEs a primeira coisa que me vem à mente é a promoção do teletrabalho. Embora este seja o mais óbvio, não é, de forma alguma, o único. De seguida apresentamos algumas das lições que a crise da COVID-19 ensinou às empresas.

1. Lições da pandemia: controlo de despesas

Controlar as despesas é uma missão que devemos ter sempre em mente. No entanto, durante a pandemia tornou-se mais evidente do que nunca como uma forma de aumentar a liquidez.

Um dos aspetos mais importantes é a revisão regular dos fornecimentos. Em muitos casos, as empresas estão habituadas a depender de fornecedores de certos serviços, sem considerar a mudança de fornecimentos, tais como a eletricidade ou as telecomunicações, para dar alguns exemplos.

Estes fornecedores estabelecem períodos anuais de permanência. Uma vez terminadas, devemos verificar que outras condições existem no mercado, uma vez que é comum lançar ofertas para atrair novos clientes. A poupança neste tipo de custos mensais tornou-se mais necessária e conveniente do que nunca.

2. Utilização de linhas de crédito

Algumas empresas têm-se mostrado relutantes em contrair dívidas. No entanto, uma das lições da pandemia é a necessidade de analisar constantemente as opções de acesso às linhas de crédito.

Referimo-nos em particular a esta modalidade financeira, em que a empresa tem uma quantia de dinheiro que pode utilizar ou não dependendo das suas necessidades (por exemplo, para enfrentar um período de falta de liquidez como o provocado pela pandemia).

As pequenas empresas devem considerar seriamente a abertura de linhas de crédito às quais podem aceder de acordo com as suas necessidades de liquidez.

Nume linha de crédito de, por exemplo 30.000 euros, a empresa não recebe este dinheiro como se fosse um empréstimo. Neste canal de financiamento, reserva-se este montante para uso da empresa, nos montantes e nos períodos que considere necessários.

Os 30.000 euros estarão disponíveis para utilização, e só gerarão juros sobre os montantes de que dispuser. E sempre ao custo inicialmente acordado, independentemente de quando e quanto é utilizado.

 

3. Digitalizar e automatizar processos

Como já dissemos, facilitar o teletrabalho e destacar os seus benefícios tem sido outra das lições da pandemia para as empresas. No entanto, e em relação a isto, há outra lição ainda mais importante. A necessidade de digitalizar e automatizar processos.

Quanto mais digitalização, mais fácil e mais produtivo será o teletrabalho. Isto será graças a ferramentas online para reuniões, coordenação de equipas, recursos humanos, gestão de clientes… Soluções na nuvem que permitem a plena conectividade para desempenhar funções básicas de que os trabalhadores possam necessitar, a partir de casa ou de qualquer outro lugar.

Em relação a isto, a pandemia também tornou clara a necessidade de automatizar o maior número possível de processos. A pandemia causou algumas “paragens” em tarefas que, se tivessem sido automatizadas, poderiam ter continuado sem intervenção humana.

Esta automatização é mais evidente nas tarefas administrativas. Se, por exemplo, uma empresa tem vários clientes mensais com os mesmos trabalhos (e a quem são faturados nos mesmos montantes), é interessante automatizar este processo de faturação, eliminando assim atrasos nos pagamentos porque não ter sido possível executá-los manualmente.

 

4. Vendas online: uma lição de pandemia relacionadas com a digitalização

A pandemia também destacou a necessidade de todos os tipos de empresas terem canais de venda online. Não só as empresas que vendem bens, mas também serviços.

Ter uma loja online é indispensável, já que muitos utilizadores se habituaram a fazer compras online durante a pandemia. Mesmo as pequenas lojas de bairro podem hoje em dia aceder a soluções de venda online baratas, que lhes permitem manter outra linha de negócio aberta.

Após a pandemia, ter uma loja online é imprescindível. Mesmo que venda serviços ou seja uma pequena empresa

 

5. Lições de organização da pandemia para as empresas 

A gestão de todos os tipos de recursos (humanos e materiais) também mudou durante a pandemia. É agora vital tentar tratar de aspetos que antes não eram tão tidos em conta, no que diz respeito aos recursos humanos. Por exemplo, as medidas de prevenção dos riscos profissionais sempre se focaram no aspeto físico.

Após a pandemia, aprendemos que também devemos tratar do aspeto mental dos empregados. Os fechos de perímetro, os confinamentos, os mortos, a impossibilidade de visitar entes queridos… Uns mais do que outros, mas todos foram afetados por questões que tiveram um impacto irremediável na motivação e estado de espírito dos trabalhadores. Portanto, uma das lições da pandemia é a necessidade de cuidar também do aspeto psicológico no trabalho.

 

6. O seu modelo de negócio é flexível?

Na área da gestão e da organização empresarial as empresas devem ter aprendido outra lição com a pandemia. Quão flexível é o seu negócio?

Quando falamos de flexibilidade, referimo-nos a duas linhas de ação que deve avaliar na sua organização:

• Flexibilidade em termos de métodos de produção. Se surgir uma situação de crise que o impeça de produzir como habitualmente faz, tem alguma alternativa?
• Flexibilidade em termos do seu modelo de negócio. A sua empresa produz normalmente um bem X. Tem capacidade para produzir um bem diferente com os mesmos recursos? Tem um plano B para se reinventar com relativa facilidade e abrir uma linha de negócio alternativa se a produção do seu produto habitual for impedida por qualquer razão?

O exemplo mais óbvio desta última questão pode ser visto nas fábricas têxteis que foram transformadas em poucos dias em produtores de máscaras faciais, luvas ou qualquer outro sistema de proteção que era e é muito procurado na sequência da pandemia.

 

7. Seguro de saúde e/ou de vida para os empregados

No passado, já era um instrumento que servia de incentivo para atrair talento para as empresas. Tinha a vantagem de ser uma despesa dedutível para as empresas, bem como de ser um incentivo para os empregados.

Os seguros de saúde e de vida tornaram-se mais importantes do que nunca, uma vez que a sociedade no seu conjunto tem vindo a preocupar-se cada vez mais com problemas como os sofridos na sequência da pandemia da COVID-19.

 

8. Plano de contingência face a pandemias e crises sanitárias

Uma última lição, que de facto engloba todas as anteriores, é que as empresas já deveriam estar a trabalhar em planos de emergência e de contingência para situações semelhantes às vividas.

Planos que deem resposta a questões como a organização do trabalho a partir de casa, que medidas de higiene e de contato pôr em prática nos nossos locais de trabalho, análises financeiras e planos de ação, capacidade motivacional, opções de continuidade do trabalho sem afetar a produtividade, digitalização e automatização de processos em situações extraordinárias…

Todas as lições pandémicas descritas acima são, de facto, aplicáveis a qualquer tipo de crise. É, portanto, aconselhável valorizá-las e tê-las em mente, uma vez que trarão valor e segurança ao nosso negócio.

Com elas conseguiremos (mesmo que não haja crise) que a nossa empresa seja mais saudável do ponto de vista financeiro, humano e produtivo. Aprender com estas lições ajudar-nos-á a ser mais fortes em qualquer circunstância.

 

Asavin Wattanajantra
Especialista da Sage em pequenas e médias empresas

Artigo publicado originalmente em Blog Sage Advice