Novidades legais

Fatura Eletrónica (Electronic invoice) e Faturação Eletrónica (e-Invoicing)

Quando uma fatura não é impressa em papel, associamos este facto a Fatura Eletrónica. No entanto o termo “Fatura Eletrónica” é usado hoje para designar uma série de mecanismos de emissão de faturas muitos distintos uns dos outros; estreitamente regulamentados, e com prazos distintos para a sua adoção pelas empresas, alguns de adoção voluntária e outros de adoção obrigatória.

Para enquadrar estes vários mecanismos é necessário contextualizar a legislação em vigor. Os sujeitos passivos que façam negócios na UE estão sujeitos a um conjunto comum de regras normalizadas para a emissão de faturas em toda a UE (artigos 217-240 da Diretiva comum do IVA).

Estes princípios básicos que podem ser encontrados na Diretiva são:

  • As faturas eletrónicas (Electronic invoice) são equivalentes ao papel – a autoridade fiscal nacional não pode exigir que as empresas notifiquem ou recebam autorização da autoridade fiscal para as emitir.
  • As empresas são livres de emitir faturas eletrónicas (Electronic invoice), sujeitas à aceitação pelo destinatário. No entanto, a Faturação Eletrónica (e-invoicing) vai tornar-se obrigatória nos contratos públicos.

Fatura Eletrónica (Electronic invoice)

Sobre a fatura eletrónica (Electronic invoice), a DIRECTIVA 2006/112/CE relativa ao sistema comum do IVA, define a transmissão das faturas por via eletrónica:

As faturas transmitidas ou disponibilizadas por via eletrónica devem ser aceites pelos Estados-Membros, desde que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo mediante um dos seguintes métodos:

  1. Inicialmente por Assinatura eletrónica avançada, segundo Diretiva 1999/93/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, mas mais tarde revogado pelo Regulamento (UE) n. ° 910/2014, relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno e que revoga a Diretiva 1999/93/CE, recomendando a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou a aposição de um selo eletrónico qualificado.
  2. Intercâmbio eletrónico de dados (EDI), tal como definido no artigo 2.o da Recomendação 1994/820/CE da Comissão, de 19 de outubro de 1994, relativa aos aspetos jurídicos da transferência eletrónica de dados, quando o acordo relativo a esse intercâmbio preveja a utilização de procedimentos que garantam a autenticidade da origem e a integridade dos dados.

As faturas podem, todavia, ser transmitidas ou disponibilizadas por via eletrónica segundo outros métodos, sob reserva de serem aceites pelo Estado ou Estados-Membros interessados.

O Decreto-Lei n.º 28/2019 no seu Artigo 12.º relativo a Emissão de fatura por via eletrónica transpôs para a legislação nacional o Regulamento (UE) n. ° 910/2014, relativo à identificação eletrónica e aos serviços de confiança para as transações eletrónicas no mercado interno, ao introduzir a aposição de uma assinatura eletrónica qualificada ou a aposição de um selo eletrónico qualificado na fatura eletrónica; mas acautelando uma norma transitória, nº 10 Artigo 43.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, que permite a aposição de assinatura eletrónica avançada até 31 de dezembro de 2020; norma essa que foi protelada posteriormente para 1 de janeiro de 2022, pelo nº 2 do recente Despacho 260/2021-XXII do SEAAF, de 27/07.

A exigência de uma assinatura ou selo eletrónico qualificada em vez de uma assinatura eletrónica avançada o legislador pretende:

  • Impedir a assinatura de faturas com um certificado genérico;
  • Exigir a cada empresa a aquisição de um certificado em nome da sua empresa.
  • Validar que a entidade certificadora emissora do certificado digital está autorizada na Trusted List, publicada pela Comissão Europeia.

A Diretiva do IVA permite que determinado estado membro defina outros métodos para a transmitidas ou disponibilizadas por via eletrónica de faturas, assim o programa Simplex+2018 apresentou a possibilidade de dispensa da impressão de faturas quando o destinatário é um sujeito não passivo (consumidor), esta medida foi regulamentado pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e pela Portaria n.º 144/2019 criando as condições para a existência da fatura sem papel;  Consiste na dispensa da impressão de faturas, relativas à aquisição de produtos ou serviços, quando o consumidor informa previamente o seu NIF ao emissor, ficando a mesma disponível na área pessoal do Portal das Finanças. 

 

Faturação Eletrónica (e-Invoicing)

Por último os fornecedores da Administração Pública, enquanto co-contratantes ao abrigo do Código dos Contratos Públicos (CCP), são obrigados a adotar a Faturação Eletrónica (e-invoicing), de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, nos prazos estabelecidos no n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017. A determinação dos prazos, dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, foi alterada pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19. Neste contexto, é alargado o prazo para a adoção pelos fornecedores da administração pública, para 1 de julho 2021, para pequenas e médias empresas; 1 de janeiro de 2022 para as microempresa e 1 de janeiro de 2020 para as grandes empresas.

Esta Faturação Eletrónica (e-Invoicing) emitida para a Administração Pública, é um mecanismo distinto e consiste em uma fatura emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

Mecanismos Fatura Eletrónica

Podemos assim identificar que existem 4 mecanismos de fatura eletrónica:

  1. Fatura Eletrónica (Electronic invoice) – Fatura sem papel, quando o cliente é não sujeito passivo, e este indica o seu número de identificação fiscal – Portaria 144/2019
  2. Fatura Eletrónica (Electronic invoice) – PDF ou Imagem com assinatura eletrónica avançada, transmitida por sistema que garanta o não repudio da origem e receção das mensagens, emitida para um cliente sujeito passivo ou não passivo – Artigo 12.º e 13.º Decreto-Lei 28/2019

A partir de 1 de janeiro de 2022, aposição no PDF ou imagem de uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado.

  1. Fatura Eletrónica (Electronic invoice) – EDI através da utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados pelo emitente e destinatário, tipicamente recorrendo a empresas “Broker”, quando o cliente é um sujeito passivo – Alínea c) do nº 2 do Artigo 12.º do Decreto-Lei 28/2019.
  2. Faturação Eletrónica (e-Invoicing) – Fatura transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado (dados semânticos CIUS-PT segundo a Portaria n.º 289/2019) quando o cliente é um organismo público – Decreto-Lei n.º 111-B/2017

Obrigatoriedade da adoção varia segundo a dimensão da empresa fornecedora do organismo público, 1 de julho 2021, para pequenas e médias empresas; 1 de janeiro de 2022 para as micro-empresas e 1 de janeiro de 2020 para as grandes empresas.

 

Impacto nas aplicações Sage

As aplicações Sage 50cloud Loja, Sage GesRest II e Sage POS Standard, ao dia de hoje, o utilizador pode ativar a fatura sem papel, ao ativar esta configuração por padrão, quando é indicado um NIF de um consumidor final, o talão da Fatura Simplificada não é impresso.

Relativamente a Fatura Eletrónica (Electronic invoice) – PDF ou Imagem com assinatura eletrónica, as aplicações Sage One, Sage 50cloud, Sage 50cloud for Accountants, Sage 100cloud, e Sage X3 fornecem um sistema nativo e integrado designado por Sage EFAT; com assinatura eletrónica avançada e mecanismo que garante o não repudio. A Sage informará atempadamente até 31 de março de 2021 que fornecedores de selos ou assinaturas qualificadas os nossos clientes poderão contratar.

No que concerne a Fatura Eletrónica (Electronic invoice) via  EDI, as aplicações Sage 50cloud, Sage 100cloud e Sage X3, disponibilizam ficheiros estruturados, de formato documentado que pode ser usado pelas empresas Broker a contratar pelo cliente para o intercâmbio eletrónico de dados.

Por fim, a Faturação Eletrónica (e-Invoicing) quando o cliente destinatário da fatura é um organismo público, é sabido que muitos destes organismos estão a informar os seus fornecedores desta obrigatoriedade já a partir de 1 de janeiro de 2020, é natural que o façam, pois desconhecem a dimensão dos seus fornecedores, mas os clientes Sage médias, pequenas ou microempresas não necessitam de se preocupar já, devem informar o seu cliente organismo público da sua dimensão, já que o Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, adiou esta obrigatoriedade no âmbito das medidas excecionais aprovadas no contexto de pandemia da doença COVID-19.

De qualquer forma já hoje este mecanismo é suportado pela Sage 50cloud, Sage 100cloud e Sage X3, onde são disponibilizados ficheiros estruturados, de formato documentado, que pode ser usado pelas empresas «Broker» a contratar pelo cliente; Por outro lado, está confirmado no roadmap da Sage 50cloud para a edição de março a produção de Faturas no formato estruturado definido pela Portaria n.º 289/2019, quanto a transmissão será suportada a Gateway do Estado para receção e processamento de faturas eletrónicas FE-AP disponibilizado pelo eSPap;

 

Mais novidades em breve, estejam atentos!

Até Já!

José Carvalho
Head of Product Management, Portugal

 

Link Portal mySage: https://my.sage.pt/Commercial/NovidadesLegais/Pages/default.aspx