Por que setembro é um bom mês para começar os orçamentos anuais?
Os orçamentos são uma ferramenta chave de gestão empresarial. Aponte os sete motivos principais pelos quais setembro é o mês ideal para começar a preparar o novo ano fiscal da sua empresa.
Setembro é um mês de regresso – o dos mais pequenos à escola e o de muitos trabalhadores ao trabalho – e em que as rotinas, interrompidas com as férias, são retomadas. Depois dos sócios-gerentes de empresas, os CFOs e os contabilistas já terem cumprido todas as obrigações do agitado mês de julho e desfrutado de um merecido período de descanso, chegou a hora de começar a pensar nos orçamentos anuais.
Para que servem os orçamentos anuais?
O orçamento anual prevê as operações a realizar, assim como os recursos financeiros necessários ao seu cumprimento, de forma a poder cumprir os objetivos estratégicos definidos pela Administração. O orçamento não se reduz a uma lista de dados introduzidos num programa de contabilidade ou folha de cálculo. A primeira fase do orçamento é a reflexão sobre os objetivos que desejamos alcançar, ao nível das receitas e dos resultados, para então começar a quantificar os recursos necessários para atingir tais objetivos.
Os orçamentos permitem detetar, entre outras coisas, se as previsões de vendas são cumpridas, se as metas de rentabilidade foram demasiado ambiciosas, se os custos sofrem desvios, ou se uma determinada área de negócio é, ou não, lucrativa para a empresa. Para a elaboração e acompanhamento de orçamentos, devemos utilizar ferramentas como as da contabilidade analítica, com a qual podemos analisar os dados com um grau de detalhe impossível de alcançar com a contabilidade geral.
Sete razões para começar em setembro
- Contagem regressiva
De janeiro a julho é preciso atender às obrigações do ano anterior. Agosto é o mês em que os contabilistas costumam tirar férias. Logo, será em setembro que começará a contagem regressiva para o final do exercício. E o relógio não para.
- Jogar pelo seguro
A preparação dos orçamentos deve ser concluída antes do final de novembro, para que o mês de dezembro sirva para a revisão e apresentação às partes envolvidas na sua execução. Portanto, quanto mais tarde começarmos com eles, menos tempo teremos em novembro.
- Dados históricos
As contas relativas ao ano anterior são, em regra, o ponto de partida para a preparação do orçamento do próximo ano fiscal. Em setembro já teremos os dados disponíveis de mais de metade do ano corrente, assim os fechos do ano anterior.
- Picos de stress
Terminado o mês de setembro, faltarão apenas três meses para o fecho do ano. Sabendo que dezembro e janeiro são meses de maior carga horária, devido às obrigações tributárias e aos ajustes contabilístico de final de ano, vale a pena não deixar tudo para o fim.
- Baterias carregadas
Orçamentos exigem reflexão e trabalho. Regressar das férias com a mente limpa e o corpo descansado pode ser um ótimo momento para realizar uma tarefa que exigirá muita energia e concentração.
- Todos no escritório
A elaboração de orçamentos requer a colaboração de diferentes departamentos e gestores das diferentes áreas de negócio, por isso é desejável que todos os participantes estejam no escritório e solicitem os dados necessários com antecedência.
- Ideias frescas
Muitos gestores aproveitam as férias para refletir sobre os novos desafios e objetivos pessoais e profissionais. Portanto, setembro é o mês ideal para que tais ideias não se percam e se reflitam no orçamento do próximo ano.
Jose Ramón Fernández de la Cigoña é um conhecido blogger especialista em temas de contabilidade, finanças e fiscalidade.