Coronavírus: A importância de um plano de contingência para a cadeia de distribuição
O surto de coronavírus (COVID-19) está a afetar pessoas e empresas à escala global. “Uma das muitas consequências sentidas no cenário empresarial é a vulnerabilidade nas cadeias de distribuição, causada pela disrupção”, diz Oliver Herzig, vice-presidente e responsável pelo departamento de soluções de gestão empresarial e de produtos na Sage.
O crescimento comercial exponencial das últimas décadas levou a uma grande complexidade das cadeias de distribuição atuais, deixando os produtores e os distribuidores vulneráveis a qualquer tipo de perturbação.
Por exemplo, considerando que a China foi o primeiro país a sofrer uma significativa disrupção em consequência do coronavírus, as cadeias de distribuição já sofreram o impacto das restrições de viagem, da falta de mão-de-obra e de desafios logísticos.
As pandemias são situações fora do comum. É provável que já tenha implementado processos de gestão de risco para lidar com desafios previsíveis e controláveis, como em questões financeiras, de conformidade e de recursos, mas esses processos não são capazes de prepará-lo para acontecimentos mundiais tão marcantes como o que vivemos atualmente. Talvez agora tenha de lidar com redução de pessoal, uma queda dramática de produtividade e alterações na forma como os clientes gastam o seu dinheiro.
Tendo em conta que a China é uma parte essencial e preponderante das cadeias de distribuição global, há consequências que são inevitáveis.
Como o coronavírus está a afetar as cadeias de distribuição
Segundo a Gartner, talvez já tenhamos observado, ou observemos no futuro, os seguintes impactos na cadeia de distribuição:
- Escassez de materiais
Pode sofrer falta de matérias-primas, ou de produtos acabados, com origem em centros logísticos situados em áreas afetadas.
- Falta de mão-de-obra
Se estiver numa área afetada, pode ter dificuldade em encontrar pessoas para trabalhar devido às recomendações para quarentena ou a situações de doença.
Em Portugal, foram introduzidas restrições às deslocações e o mercado de trabalho sofre os efeitos das regras de distanciamento social e de quarentena o que, por sua vez, traz desafios ao nível logístico e de aprovisionamento.
- Desafios no aprovisionamento
Com a restrição em vigor em relação a deslocações nas áreas afetadas, torna-se um desafio encontrar novos negócios ou fazer novos acordos comerciais.
- Desafios logísticos
As redes de distribuição e plataformas que a sua empresa instituiu podem ser afetadas em termos de capacidade e disponibilidade, por isso os materiais de que precisa podem ficar indisponíveis, especialmente se for difícil encontrar novas rotas e modos de transporte.
10 passos necessários agora para planear a continuidade do negócio
Portanto, o que deve fazer a curto e médio prazo em termos de planos de contingência; e que medidas pode implementar para garantir que está o mais preparado possível a longo prazo?
Aqui estão 10 fatores a considerar e pôr em prática:
- Leve em conta o seu pessoal – o bem-estar deles é uma prioridade, uma vez que constituem um recurso imprescindível para a sua empresa. Pode ser necessário repensar as práticas laborais. Determine quem pode fazer teletrabalhoe quem precisa de marcar presença na linha da frente.
- Monitorize o que acontece à cadeia de distribuição em países afetados pelo coronavírus. Se ainda não tiver obtido visibilidade total, essa deve ser uma prioridade imediata.
- Seja minucioso na criação da estrutura e de um processo exaustivo para operações de emergência ao nível da instalação, com planos de ação predefinidos para comunicação e coordenação, atribuição de funções aos colaboradores, protocolos para comunicação e tomada de decisão e planos de ação de emergência que envolvam clientes e fornecedores.
- Certifique-se de que o inventário esteja acessível e fora de zonas afetadas e de centros logísticos.
- Trabalhe em estreita colaboração com o departamento jurídico, financeiro e de recursos humanos, para compreender melhor as implicações financeiras e legais de uma eventual incapacidade em fazer chegar os pedidos aos clientes.
- Considere a possibilidade de introduzir elementos adicionais nos acordos contratuais com os clientes. Entender claramente os termos contratuais vai permitir-lhe planear eficazmente e definir prioridades claras, na eventualidade de não conseguir cumprir as suas obrigações.
- Procure formas de equilibrar a oferta e a procura à medida que cria uma reserva de segurança para mais tarde, até haver novamente disponibilidade do produto.
- Pode ser necessário procurar formas de diversificar a carteira de fornecedores necessários e de rever em pormenor o atual processo de gestão de risco.
- Trabalhe em colaboração com as partes interessadas e os fornecedores mais importantes, para se preparar para eventuais reduções de material e da capacidade de produção.
- Reveja as previsões de negócio e imagine potenciais cenários, para determinar onde existe maior risco presentemente (e talvez no futuro).
Oliver Herzig
Vice President, Product, Business Management Solutions (BMS) da Sage