A Eisenhower Box, um método para aumentar a produtividade
A técnica de gestão do tempo, criada pelo antigo presidente dos Estados Unidos, continua a ser ensinada nas melhores universidades do mundo. Saiba como a aplicar para melhorar a sua produtividade pessoal.
O antigo presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, popularmente conhecido por “Ike”, ganhou um lugar na História devido à sua capacidade de tomar decisões estratégicas rapidamente, uma capacidade que impulsionou a sua carreira militar e o conduziu ao posto de general de cinco estrelas no exército dos Estados Unidos. Entre as suas façanhas bélicas como comandante supremo das forças aliadas na Europa durante a Segunda Guerra Mundial, destaca-se a operação militar do desembarque na Normandia.
Depois disso, ele voltou a exibir as suas habilidades de estratega como 34º Presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Hoje, a sua forma original de tomada de decisões, um método denominado Eisenhower Box, continua a ser ensinado nas universidades de Economia e Gestão mais reputadas do mundo. Trata-se de uma maneira simples de lidar com horários de trabalhos saturados que permitem melhorias rápidas de produtividade.
O urgente e o importante
Muitas vezes, durante o nosso trabalho, somos bombardeados por e-mails, telefonemas, reuniões, apresentações, etc, que minam a nossa produtividade pessoal e nos dificultam a concentração nos temas realmente importantes.
Para Eisenhower: “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. A Eisenhower Box, também chamada Ike Box, ajuda-nos a lidar com este tipo de dilemas, classificando o que é urgente e o que é importante. A Box é, no fundo, uma simples matriz de cores assente em dois pilares: no eixo vertical está a importância de uma determinada tarefa e no eixo horizontal o seu nível de urgência.
Dessa forma, temos que separar as ações em quatro quadrantes de possibilidades e, a partir daí, agir em conformidade:
- Urgente + Importante: as tarefas que colocamos nesta caixa são absolutamente prioritárias e, goste-se ou não, teremos que as fazer imediatamente.
- Importante + Não urgente: são tarefas importantes, mas que podemos fazer mais tarde. Se tivermos tempo, avançaremos com elas antes de outras de maior urgência, que são as da próxima caixa.
- Urgente + Não importante: são tarefas que podemos delegar. Por um lado, elas são urgentes e parecem exigir atenção imediata. Por outro, elas podem impedir-nos de realizar as tarefas importantes. Logo o ideal será delegar. Se isso não for possível, elas só devem ser feitas depois das que estão nas duas caixas anteriores (realmente importantes).
- Não urgente + Não importante: são aquelas tarefas que podemos eliminar. Se não queremos descartá-las, só podemos fazê-las desde que elas não ocupem demasiado tempo e, sobretudo, que não impeçam o cumprimento das tarefas anteriores.
Apps inspiradas na Ike Box
Quando muitos vaticinavam que as técnicas clássicas de gestão de tempo seriam esquecidas com o advento das tecnologias digitais, eis que, em 2013, a Appfluence lançou a Priority Matrix, uma app que aplica os princípios da Ike Box. O seu sucesso foi imediato.
Depois disso, surgiu outro aplicativo que tornou possível a personalização e a flexibilidade dos princípios de Eisenhower, chamado Todoist, que permitem a integração com várias ferramentas cloud, como o Dropbox, Google Drive ou Amazon. Alexa, entre muitos outros.