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Técnica Pomodoro: como ser um líder mais produtivo

No final dos anos 80, o estudante italiano Francesco Cirillo desenvolveu uma técnica de gestão pessoal, que utilizava um cronómetro em forma de tomate para dividir o tempo de trabalho em sessões mais curtas. A técnica designou-se Pomodoro (“tomate” em italiano).

A palavra pomodoro significa “tomate” em italiano. No entanto, para os gestores, a palavra também está associada a uma técnica de melhoria da produtividade pessoal. A ideia nasceu quando o seu criador, o estudante italiano Francesco Cirillo, utilizou pequenos relógios de cozinha em forma de tomate (os timers com os quais se mede o tempo de cozedura dos alimentos), para implementar uma forma de estudo que lhe permitisse concentrar-se por muitas horas sem se sentir cansado. Foi assim que nasceu a técnica Pomodoro. 

A técnica, nascida nos anos 80, ainda é uma referência para quem quer melhorar a gestão do tempo e obter ganhos de produtividade. É sobretudo útil na conjuntura atual, repleta de desafios e incertezas, na qual os gestores sentem maior dificuldade em concentrar-se. Hoje o cronómetro e o alarme do telemóvel substituíram o relógio vermelho de cozinha dos anos 80. Não obstante o utensílio utilizado, a verdade é que os princípios da técnica Pomodoro permanecem tão atuais hoje como há 40 anos.

Foco e descanso

A técnica consiste em dividir o seu tempo de trabalho em blocos de 25 minutos (chamados “pomodoros”) nos quais a sua mente deve estar exclusivamente focada em realizar uma determinada tarefa, alternados com pequenos intervalos de 5 minutos entre cada etapa. A cada quatro pomodoros, deverá fazer uma pausa mais longa para descansar.

Francesco Cirillo definiu intervalos de 25 minutos entre tarefas, mas a técnica também pode ser aplicada com pausas de 20 ou 30 minutos (investigações posteriores sugerem intervalos maiores). O importante é que cada pessoa identifique o período que melhor funcione para si, de modo a aumentar a sua produtividade. O fundamental é que essa técnica ajude a sua mente a manter-se focada, aumentando a concentração e eliminando as distrações.

 

Passos da aplicação 

  1. Escolha a tarefa específica na qual trabalhará: a técnica exige que se concentre em apenas uma tarefa de cada vez, sem distrações, até que ela seja concluída.
  2. Elimine todas as interrupções: desligue o telemóvel, ou, pelo menos, coloque-o em silêncio, e resista à tentação de o consultar. Também não pare para tomar um café ou realizar qualquer outra tarefa que o distraia.
  3. Cronometre 25 minutos: durante esse tempo, deve estar 100% totalmente focado no cumprimento da tarefa que estipulou para cada bloco pomodoro.
  4. Quando o alarme tocar, faça uma pausa de 5 minutos. Mesmo que se considere pronto para continuar a trabalhar é essencial respeitar o descanso. Durante essa pausa pode beber uma água, um chá ou café; ver as mensagens no telemóvel, etc.
  5. Repita o processo por 4 pomodoros: ou seja, 4 ciclos de 25 minutos e 5 minutos de descanso entre cada um deles. Ao atingir as 2 horas de trabalho, deve fazer uma pausa mais longa, de pelo menos 20 minutos, antes de repetir a técnica.

 

O segredo da produtividade

Um líder eficaz caracteriza-se pela sua capacidade de definir prioridades (distinguir as tarefas importantes das urgentes), de cumprir os objetivos e de gerir bem o tempo. A técnica Pomodoro, ao criar rotinas de trabalho-pausa, permitem manter o foco no que é realmente essencial. Por isso se diz que a técnica Pomodoro não é apenas uma ferramenta útil de gestão de tempo, ela é também uma componente essencial da gestão por objetivos.

Para uma boa aplicação da técnica Pomodoro é essencial saber escolher prioridades. À medida que as tarefas realmente importantes vão sendo cumpridas, isso permite-nos reduzir o stress e aumentar a motivação, algo que, por sua vez, nos fará mais produtivos.