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Como melhorar a produtividade das reuniões virtuais

A crise de saúde provocada pelo COVID-19 conduziu à proliferação das reuniões remotas. Os especialistas dizem que é uma tendência que veio para ficar. Siga estas dicas para melhorar a eficiência das reuniões à distância.

 

Se, antes do confinamento, já usamos reuniões virtuais para evitar viagens, economizar tempo ou simplesmente porque não havia outra alternativa, agora elas tornaram-se a norma. Tal como sucede nas reuniões de trabalho presenciais, existem algumas dicas e ferramentas que nos ajudam a torná-las mais eficazes e produtivas.

 

Defina uma agenda: O primeiro passo é definir uma agenda clara, incluindo o tema, o objetivo e os pontos principais da reunião, assim como estipular as pessoas que devem estar presentes e os documentos de apoio relevantes.

 

Selecione os participantes: vinculado ao ponto anterior, é essencial limitar a participação apenas às pessoas relacionadas com o assunto a ser discutido. Dessa forma, ganharemos tempo e, simultaneamente, adicionaremos agilidade ao processo de tomada de decisões.

 

Prepare os temas em discussão: envie a documentação prévia a todos os participantes com antecedência. Desta forma, todos virão preparados para os temas em análise.

 

Fixe uma hora limite: partilhe com os participantes antecipadamente a ordem das questões a serem discutidas e nomeie um moderador que se encarregue de respeitar os tempos.

 

Escolha a ferramenta certa: Skype, Zoom, Teams … Escolha a plataforma de reuniões virtuais que melhor se adequa à equipe e às funcionalidades necessárias, por exemplo, partilhar o ecrã, gravar a reunião, integrar um calendário, etc.

 

Ensaie previamente: para evitar desperdiçar tempo com problemas técnicos, verifique se está tudo a funcionar perfeitamente alguns minutos antes do início da reunião. A maioria das ferramentas possui um teste no menu para verificar a qualidade da conexão à Internet, o vídeo e o áudio. Certifique-se de corrigir a webcam ao nível dos olhos.

 

Prepare o computador: antes de iniciar a sessão, feche todos os programas, aplicativos e ficheiros que não precisa. Assim, melhorará a velocidade e protegerá os dados privados.

 

Escolha o cenário: use filtros neutros ou escolha um espaço agradável e arrumado para fundo de ecrã e mantenha uma imagem profissional mesmo quando estiver em casa.

 

Marque o ritmo da sessão: o moderador será responsável por fazer a introdução e orientar o desenrolar da videoconferência. É importante fazer com que todos se apresentem de um modo informal e assegurar que todos participam ativamente na discussão. Também é tarefa do moderador evitar as interrupções e cumprir uma escrupulosa gestão do tempo.

 

Evite as distrações: Resista à tentação de verificar ou escrever e-mails durante a reunião sinais de que não está concentrado nas conversas. Sobretudo, quando não estiver a falar, nunca se esqueça de silenciar o microfone para evitar ruídos de fundo.

 

Faça um resumo final: é recomendável que alguém se encarregue de tomar notas e enviar um resumo dos temas discutidos após a reunião, que especifique as decisões acordadas, as tarefas atribuídas a cada participante e a agenda dos próximos passos.