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Conheça o Addon RGPD em detalhe

Para facilitar ainda mais o cumprimento das alterações impostas pelo novo regime de proteção de dados (RGPD) criamos um Addon específico para as soluções cloud connected. Saiba em que consistem as suas principais funcionalidades.

A disponibilização do AddOn visa facilitar e ajudar a gestão de dados pessoais, nomeadamente nos seguintes processos:

  • Gestão de consentimentos: Análise e identificação dos indivíduos onde não há consentimento para recolha e uso de dados pessoais, alerta de dados pessoais que período de retenção está para expirar ou expirou e é necessário obter novo consentimento ou que podem ser esquecidos, indicação que finalidades necessitam de atenção.
  • Finalidades: Crie e associe aos campos nas entidades, para que finalidade recolhe os dados pessoais, permitindo assim categorizar e definir o período de retenção facilitando a gestão e os fins para que se destinam.
  • Formulário de consentimento: Facilitar a criação de formulários de consentimento, enviar por email e/ou imprimir.
  • Deverá introduzir informação para que consentimento responda ao requisito de informar o individuo.
  • Exemplo: Identidade da empresa que esta a recolher os dados, finalidade de cada dado pessoal recolhido, tipo de dados a ser recolhido e uso, existência do direito de retirar o consentimento entre outros.
  • Após criação do formulário este deverá ser revisto pelo advogado da empresa ou entidade que lhes presta assistência legal, antes de proceder ao seu envio.
  • Envio de pedido de consentimento: O envio do formulário de pedido de consentimento poderá ser enviado de forma individual ou em lote.
  • Arquivo digital: Gestão e arquivo dos consentimentos recolhidos, associando à respetiva entidade.
  • Assistente de limpeza de dados pessoais: Indicação de dados por entidade (ex: clientes, fornecedores, outros) que possuem finalidades com período de retenção expiradas e que dados pessoais podem ser limpos individualmente ou em lote.Por segurança esta opção irá estar disponível a partir do dia 15 de Junho.
    A opção de limpeza vai permitir apagar massivamente dados pessoais e por isso os dados deverão ser validados se têm consentimento ou se podem ser eliminados.Alertamos que uma vez apagados os dados não poderão ser recuperados.
    No entretanto e perante pedidos de esquecimento, poderá temporariamente utilizar a opção de limpeza de dados constante nas fichas individuais das entidades.

Menus e Dashboard

  • Dados Pessoais: Nova área funcional na qual residem as principais funcionalidades do Addon para gestão de dados pessoais.

Entidades

  • Identificação de campos pessoais: Nas fichas de entidades os campos pessoais são agora identificados por código de cores distinguindo assim quais os campos não fiscais.
  • É disponibilizada uma legenda no campo inferior direito com a respetiva descrição.
  • Campos Extra: Campos extra assinalados visualmente como dados pessoais e implementado o esquecimento dos campos extra nos Clientes, Fornecedores e Outros devedores e credores.
  • Imputação: Imputação (Obras, Veículos e personalizada) assinalado como dado pessoal e implementado o esquecimento nos Clientes.
  • Esquecimento: O esquecimento passa a ser possível ser efetuado múltiplas vezes.

Pesquisas

  • Novas pesquisas: Foram criadas novas pesquisas, contendo apenas dados fiscais.
  • Um utilizador sem acesso a dados pessoais só terá acesso às novas pesquisas, enquanto que um utilizador com acesso a dados pessoais continuará a ter acesso às pesquisas atuais. (a pesquisa de Vendedores está inibida para utilizadores sem acesso a dados pessoais porque todos os campos desta ficha estão classificados como pessoais).
  • Configuração de pesquisas: Utilizadores sem acesso a dados pessoais passam a ter restrições na configuração de pesquisas; para além de apenas poderem configurar campos fiscais, deixam de ter acesso à opção de ligação de tabelas.

Utilizadores

  • Campos extra: Utilizador sem acesso a dados pessoais não tem acesso aos Campos Extra nas entidades (Clientes, Fornecedores e Outros devedores e credores)
  • Nova permissão: Nova permissão por utilizador para dar consentimento para tratamento de dados pessoais.
  • Relatórios: Novos utilizadores não podem, por padrão, exportar relatórios.
  • Exportação: Utilizadores sem acesso a dados pessoais não poderão exportar dados pessoais não fiscais a partir da ficha das entidades.
  • Vendedores: Quando existem permissões definidas por vendedor, vai obrigar a ter palavra-passe nos vendedores novos, esta palavra-passe deverá ser criada em conformidade com a politica de segurança.
  • Assinatura de documentos: Passa a ser possível, via API, gravar a assinatura de documentos criados em séries externas.

Arquivo digital

  • Propriedade “Pessoal”: Acrescentada uma nova propriedade intitulada de “Pessoal” para possibilitar identificação dos elementos inseridos, quais são os que correspondem a dados pessoais.

 

Cristina Francisco
Product Marketing Manager