Novidades legais

Fatura Eletrónica e assinatura eletrónica – novas regras em 2021

A fatura eletrónica pode materializar-se em diferentes tipos e as aplicações de faturação que as contemplam materializarem soluções também elas diferentes, dependendo do seu propósito, de quem a emite e a quem se destina. Conheça as novas regras.

 

Propósitos distintos implicam soluções também distintas

Se o propósito é o de simplesmente diminuir a burocracia e o tempo necessário ao preenchimento e envio das faturas, de reduzir custos, gerar poupanças em papel, material de impressão e o envio pelo correio então uma solução de desmaterialização das faturas em formato digital, normalmente faturas em formato PDF, será suficiente. Claro está que alguns requisitos técnicos têm de ser acautelados para que estas faturas tenham validade legal.

Se o propósito, no entanto, vai além do simples envio das faturas em formato PDF para os seus destinatários, e pretende também incluir o intercâmbio de dados estruturados entre vendedor emitente e comprador destinatário, permitindo a integração automática da informação pelo recetor das faturas, então a solução já será distinta e implicará a adoção de uma solução do tipo EDI (Electronic Data Interchange). As soluções EDI são normalmente necessárias no relacionamento com as grandes cadeias de retalho uma vez que estas exigem aos seus fornecedores que sejam capazes de lhes facultar dados estruturados com vista à automatização dos processos de entradas de mercadorias, registo de compras e muitas das vezes também no sentido contrário no processo de automatização de colocação de encomendas destes aos seus fornecedores.

 

Destinatários das faturas distintos implicam soluções distintas

Dependendo do tipo de transações com que as empresas lidam, seja B2B (Business to Business, B2C (Business to Consumer) ou B2G (Business to Government), diferentes soluções têm de ser equacionadas e eventualmente adotadas.

Se determinada empresa se relaciona apenas com consumidores finais e/ou outras empresas uma solução simples baseada em faturas eletrónicas assinadas digitalmente em substituição das tradicionais faturas em papel será suficiente. Poderá, no entanto, algumas das empresas com quem esta empresa se relaciona, obrigar à adoção duma solução de EDI permitindo o intercâmbio de dados com vista à automatização de processos.

Poderemos ainda assistir, a que determinada empresa, por se relacionar com entidades da Administração Pública, precise duma solução mais elaborada. Quando o destinatário é uma entidade da Administração Pública a solução a adotar será também distinta da anterior na medida em que a legislação existente assim o define, até porque está definido um formato para este efeito, o formato CIUS-PT que é o modelo semântico de dados da norma Portuguesa.

A solução de faturação eletrónica será por isso distinta dependendo do destinatário das faturas.

Vamo-nos focar, neste artigo, na solução necessária para empresas que se relacionam com consumidores finais e outras empresas e quando o EDI não é um requisito. Quando o EDI é um requisito é necessário adicionar na solução um serviço dum broker que proporcione o serviço de EDI entre emissor e recetor das faturas.

 

A solução atual da Sage que permite às empresas enviarem faturas eletrónicas assinadas digitalmente com valor legal

Atualmente todas as soluções Sage, desde o Sage One, passando pelas soluções 50c, 100c, Sage for Accountants até ao Sage X3 têm integrado um serviço de envio de faturas eletrónicas assinadas digitalmente a que chamamos EFAT.

O EFAT, que incorpora uma solução de faturação eletrónica, incorpora também o serviço de comunicação das faturas à Autoridade Tributária em tempo real através do Webservice de comunicação de faturas, método alternativo à comunicação das faturas por envio mensal do SAF-T(PT).

O EFAT, serviço de faturação eletrónica Sage assina hoje as faturas com um certificado avançado.

 

Alterações no enquadramento legal

O regulamento anterior da fatura eletrónica remonta à publicação do Decreto-Lei n.º 197/2012, que veio alterar no seu artigo 2.º, diversos artigos do CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, nomeadamente o seu artigo 36º – Prazo de emissão e formalidades das faturas, ao incluir no n.º10 o seguinte:

10 – As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados.

Destacamos neste n.º 10 do artigo 36º do CIVA a menção a “assinatura eletrónica avançada”, que garantiam a “autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade” também referido no mesmo artigo 36.º.

 Com a publicação do Decreto-Lei n.º 28/2019, o enquadramento legal mudou pois na conjugação dos seus artigos 6.º e 12.º lê-se agora que é exigida uma assinatura eletrónica qualificada ou selo eletrónico qualificado ao invés de uma assinatura eletrónica avançada exigida anteriormente.


Artigo 6.º

Autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade

1 – Os sujeitos passivos devem garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, implementando controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre aqueles documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços.

 

Artigo 12.º

Emissão de fatura por via eletrónica

1 – As faturas e demais documentos fiscalmente relevantes podem, mediante aceitação pelo destinatário, ser emitidos por via eletrónica.

2 – Para efeitos do artigo 6.º, considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos:

  1. a) Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada nos termos legais;
  2. b) Aposição de um selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014;
  3. c) Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que os respetivos emitentes e destinatários outorguem um acordo que siga as condições jurídicas do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro.

 

Quando entra em vigor a obrigatoriedade de utilização duma assinatura qualificada?

Inicialmente definido no Decreto-Lei n. 28/2019 que até 31/12/2020 se poderia continuar a utilizar a assinatura eletrónica avançada foi posterior e sucessivamente adiada a entrada em vigor da obrigatoriedade do uso de assinatura eletrónica qualificada por Despachos do SEAF sendo que o último despacho, o Despacho n.º 72/2021-XXII adia a entrada em vigor para 1 Julho 2021.

 

Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE), a solução futura da Sage

Passando a ser obrigatório, a partir de 1/7/2021, a aposição duma assinatura eletrónica qualificada a Sage decidiu integrar as suas soluções com o serviço SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas), disponibilizado pela Agência para a Modernização Administrativa (AMA) e que permite ao cidadão enquanto profissional de uma empresa, assinar digitalmente faturas eletrónicas através de mecanismo integrado no software de faturação.

O Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) permite que os administradores, gerentes ou diretores das empresas possam assinar faturas eletrónicas em softwares de faturação integrados com o SAFE. A assinatura digital através do SAFE é certificada pelo Estado Português e cumpre os requisitos impostos pelo DL 28/2019 de 15 de fevereiro e Regulamento UE n.º 910/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de julho de 2014.

O Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas (SAFE) da Agência para a Modernização Administrativa, que assenta no SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais) e que já dava suporte aos atributos certificados de Dirigentes Públicos e de Ordens Profissionais, veio também, pela publicação da Portaria n.º 305/2020, incorporar a possibilidade de utilização dos atributos empresariais do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) para a assinatura de faturas eletrónicas.

Esta Portaria n.º 305/2020, altera a Portaria n.º 73/2018, de 12 de março, e vem definir os termos e as condições de utilização do Sistema de Certificação de Atributos Profissionais (SCAP) para a certificação de atributos profissionais, empresariais e públicos através do Cartão de Cidadão e Chave Móvel Digital.

 

A Chave Móvel Digital como ponto de partida para o SAFE

A Chave Móvel Digital (CMD), enquanto meio de autenticação e assinatura digital certificado pelo Estado português, permite ao utilizador aceder a vários portais públicos ou privados, e assinar documentos digitais, com um único login.

Utilizando-se como ponto de partida a Chave Móvel Digital (CMD), que alguns de nós, enquanto cidadãos, já a tínhamos eventualmente ativada, poderemos agora assinar além de documentos na qualidade de cidadão, assinar também faturas na qualidade de representante legal duma empresa.

É aqui que entra o conceito de Atributos Profissionais, conferido a quem, legitimamente pode representar as empresas enquanto Administrador, dirigente, gerente ou procurador.

Se é empresário e quer assinar faturas eletrónicas com o SAFE, tem de ter associados atributos empresariais de dirigente, administrador, ou gerente de uma empresa, e a qualidade de emissão e assinatura das faturas. Estes atributos são associados através do SCAP. Depois de os associar poderá assinar digitalmente como profissional, através de Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital.

  

O que podemos e devemos começar já a fazer para estarmos preparados quando as soluções Sage tiverem o processo de integração com o SAFE concluído.

Devemos iniciar o quanto antes a sensibilização dos clientes que tenham interesse em iniciar projetos de utilização da faturação eletrónica, mas também aqueles que já utilizando, querem continuar a emitir faturas eletrónicas, uma vez que a partir de 1/7/2021 a utilização de assinaturas qualificada passa a ser obrigatória.

Para que os clientes, assim que a Sage disponibilize as soluções integradas com o SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas) possam começar a utilizar a funcionalidade de assinatura qualificada de faturas, devem antes de mais ativar a CMD (Chave Móvel Digital) daqueles que em representação da empresa têm poderes bastantes para assinar faturas (administradores, dirigentes ou gerentes) e de seguida proceder à ativação dos Atributos Profissionais.

 

2 simples passos para começar desde já!

  1. Registe-se no portal Autenticação.GOV e ative já a CMD. Pode fazê-lo Online com o Cartão de Cidadão (se tiver um leitor de cartão de cidadão) ou com os dados de acesso ao Portal das Finanças. Alternativamente poderá fazê-lo nos Balcões de Atendimento dos Espaços Cidadão, Espaços Empresa, …
    Se dispõe dum leitor de cartão de cidadão pode fazê-lo Online de forma completamente automática.
    Este video explicativo mostra como fazê-lo:

 

  1. Adira de seguida ao SCAP (Sistema de Certificação de Atributos Profissionais), ativando os atributos profissionais que lhe permitirão, entre outros serviços, o de assinatura de faturas eletrónicas, com um certificado qualificado e de acordo com a legislação vigente.Este video explicativo mostra como fazê-lo:

 

 

Preparemo-nos todos já!

Esta importante alteração entra em vigor em 1 de Julho próximo.

Não deixemos para o último dia este processo de ativação da CMD e dos atributos profissionais.

Os processos estão muito simplificados mas poderá demorar alguns dias a fazê-lo, nomeadamente para aqueles que eventualmente ainda não dispõem de cartão de cidadão, ou que dispondo deste, não têm ativada a funcionalidade da assinatura eletrónica, aqueles que terão de ativar a CMD com os dados do Portal de Finanças (que implica esperar por um código temporário a ser enviado por correio terrestre à semelhança dos PIN’s dos cartões bancários e primeiros acesso ao Portal de Finanças) ou ainda aqueles que se terão de deslocar presencialmente a balcões de atendimento.

A assinatura de faturas com SAFE (Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas) estará brevemente disponível nas soluções Sage!

Esteja atento!

Recursos adicionais relativamente a esta temática:
Webinar novas regras da Faturação Eletrónica realizado pela Sage em parceria com a AMA no passado dia 23/3/2021

 

Joaquim Machado
Director Product Delivery, Portugal