Blog Sage

O QR CODE e o impacto nas empresas e no consumidor

A mais recente novidade na fiscalidade é a obrigatoriedade de implementação do QR Code. Anote alguns conselhos para uma adoção simples e segura desta norma, convertendo-a numa oportunidade de modernização da organização e de um maior foco no cliente

A mais recente novidade na fiscalidade é a obrigatoriedade de implementação do QR Code e, como tudo o que é “obrigação”, é algo que não conseguimos contornar. No entanto, é um facto de que este tipo de tecnologia responde a alguns fatores que emergiram com a pandemia, como o digital e a sustentabilidade. É possível, então, tirar partido desta funcionalidade, convertendo-a numa oportunidade de modernização da organização e de um maior foco no cliente. A modernização pela digitalização e pela sustentabilidade e o foco no cliente pela inovação e pelo aumento da sua satisfação. São ambos fatores diferenciadores e em particular, em tempo de pandemia.

 

Mas afinal de que se trata o QR CODE?

É um facilitador que está cada vez mais presente no nosso dia-a-dia. É mais um bom exemplo em como a tecnologia está ao nosso serviço e nos disponibiliza uma funcionalidade tão inovadora, abrangente e simples, que nos permite partilhar num pequeno cartão de visita, um conjunto grande de informação ou o acesso imediato a uma página web de uma marca ou aceder ao menu de um restaurante ou aceder à informação de uma fatura.
Na verdade é algo criado na linha de pensamento de um código de barras, respeitando a um “Quick Response Code” (QR Code).

Recordo bem o primeiro contato com esta inovação, que me surpreendeu há uma série de anos atrás, como ferramenta de marketing e, fascinada com o seu âmbito, procurei saber mais sobre ela. E afinal, não era uma inovação recente, pois foi criada na década de 90 e inicialmente usada pela indústria automóvel, permitindo a identificação dos veículos. Posteriormente, passou a ser recorrente a sua utilização nas linhas de produção para identificação, por exemplo, de componentes, permitindo maior eficácia na rastreabilidade de produtos e redução de tempo no processo produtivo. Hoje o QR Code é muito utilizado, pelo seu sentido prático, desde a linha de produção, ao ponto de venda, no marketing e publicidade, etc. Mas o que mais o distingue é ser um facilitador para gerar interações e que, com o aparecimento dos smartphones, passou a poder ser lido rapidamente por esses dispositivos, bastando apontar a câmara para o QR CODE e ser possível explorar novos conteúdos. Interatividade que podemos ver por exemplo em apps como o whatsapp, que usa o QR Code para controlo de acesso via computador.

O QR Code ao serviço da fiscalidade leva-nos à portaria nº 195/2020 que regulamenta os requisitos de criação do QR Code e do Código Único de Documento (ATCUD), a que se refere o n.º 3 do art.º 7º do decreto-lei nº 28/2019. Resulta na obrigatoriedade dos mesmos constarem nos documentos fiscalmente relevantes. Mais recentemente, o despacho nº 412/2020-XXII do SEAAF determina que o QR Code mantém-se para 1 de janeiro de 2021, mas o ATCUD foi adiado para 1 de janeiro de 2022.


Um pequeno quadrado com códigos desenhados, que permite condensar tanta informação dos documentos fiscalmente relevantes, como o emitente, o adquirente, pais do adquirente, o tipo de documento, o estado do documento, a data de emissão, a identificação do documento, o ATCUD, o espaço fiscal, as bases e ivas, o total do imposto, o total do documento e o número do certificado.

 

Como implementar o QR CODE?

Para uma adoção simples e segura desta norma, sugiro alguns tópicos que deve garantir:

  • Adoção de um software de faturação que contemple o QR Code nos documentos fiscalmente relevantes. É da responsabilidade dos sujeitos passivos garantir o QR Code, a partir de 1 de janeiro de 2021, em documentos como fatura, fatura-recibo, notas de débito e crédito, guias de remessa, guia de transporte, guia ou nota de devolução, recibo, recibo de iva de caixa, orçamento, fatura pró-forma, notas de encomenda e consulta de mesa.
  • Garantia da configuração do QR Code em possíveis layouts de documentos personalizados. É da responsabilidade dos sujeitos passivos garantir o QR Code, a partir de 1 de janeiro de 2021, em todos os layouts de documentos relevantes, ainda que personalizados.
  • Verificação de que as impressoras usadas para impressão dos documentos, imprimem o QR Code com qualidade que permita ser lido corretamente pelo consumidor. É da responsabilidade dos sujeitos passivos garantir que, a partir de 1 de janeiro de 2021, a impressão do QR Code seja de qualidade.
  • Comunicação de séries à AT, para obtenção de código de validação. É da responsabilidade dos sujeitos passivos garantir a comunicação das séries no portal da AT, a partir de 1 de julho de 2021.
  • ATCUD em vigor a 1 de janeiro 2022. Embora adiado para entrar em vigor a 1 de janeiro de 2022, fica aqui a nota.

Principais vantagens do QR CODE

A oportunidade do QR Code como alavanca da modernização, inovação e satisfação no cliente comporta uma série de benefícios. Partilho alguns exemplos do impacto da atual pandemia, que fundamentam esta oportunidade:

  • O consumidor passou a recear o papel como transmissor de COVID e acelerou a valorização do digital;
  • Houve uma aceleração do comércio digital;
  • A deslocação do consumidor, é cada vez mais limitada, dada a preocupação em reduzir o tempo de exposição ao risco.

Considerando esta realidade, colocarmos no consumidor a capacidade de decisão do tipo de faturação – sem papel, eletrónica, em papel – pode resultar num impacto positivo na experiência do consumidor, quer pela inovação, quer pelo cuidado com o cliente. Esta situação encontra-se regulamentada pelo no n.º 1 do art.º 8.º do decreto-lei n.º 28/2019 (possibilidade dos sujeitos passivos estarem dispensados da impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário não sujeito passivo, exceto se este o solicitar) e pela portaria n.º 144/2019 , que vem definir os termos e condições para o exercício da opção. Na prática, os sujeitos passivos que pretendam prescindir opcionalmente do papel, devem garantir o cumprimento das condições descritas na referida legislação de suporte e, em caso afirmativo, recorrer ao Portal das Finanças para comunicar previamente essa opção.

Adicionalmente, a esta oportunidade, abrem-se portas para outros benefícios do QR code, que passo a descrever:

Para o Consumidor
– Simplifica a transação de aquisição;
– Total transparência na transação de compras, não sendo obrigatório a identificação do número de contribuinte, para obtenção dos benefícios fiscais inerentes;
– Comunicação no portal eFatura fica facilitada, permitindo ao consumidor comunicar faturas sem número de contribuinte com um simples scanner do QR Code dos documentos de compra.

Para o Sujeito Passivo
– Transparência no documento, que passa a ser exclusivo, mantendo uma “matricula” única;
– Simplifica a transação de aquisição;
– Reduz tempo no processo de venda;
– Oportunidade de inovar e promover a faturação sem papel e/ou a faturação eletrónica, reduzindo, consequentemente, de custos com papel e consumíveis;
– Redução do consumo de papel, que possibilita a redução da pegada ecológica e um maior contributo para a sustentabilidade.

Para o contabilista
– Reduz risco de documentos no portal eFatura injustificados;
– Oportunidade de ter um papel consultivo no direcionamento das opções a adotar e na partilha de informação

Tempos difíceis exigem flexibilidade e resiliência. Espero que este meu artigo vos seja útil e inspirador para prosperarem.

 

Paula Teixeira
Sales Manager na Sage Portugal