Editorial

COVID-19 e o impacto nas soluções de RH

Em 11 de Março passado a Organização Mundial da Saúde (OMS) classificou o novo Coronavírus como uma pandemia após ter decretado o surto deste novo vírus, pouco mais de um mês antes,  a 30 Janeiro 2020, como uma emergência de Saúde Pública de interesse internacional.

De imediato o governo português, em Conselho de Ministros, a 12 Março 2020, aprova um conjunto de medidas relativas à situação epidemiológica do novo Coronavírus — COVID 19.

Este pacote de medidas, extraordinárias e de caráter de urgência em resposta à situação epidemiológica do novo Coronavírus (Covid-19), incluiu um conjunto alargado de medidas de proteção social dos trabalhadores e um outro de medidas de apoio às empresas.

É o 1º conjunto, o de medidas de proteção social dos trabalhadores que maior impacto tem nas soluções de recursos humanos e de processamento de Salários.

O 1º diploma legal, Decreto-Lei n.º 10-A/2020, com alterações legislativas neste contexto, data de 13 de Março logo a seguir ao Conselho de Ministros seguindo-se de imediato uma Portaria desse fim de semana publicada a 15 de Março, um domingo, a Portaria n.º 71-A/2020.

É precisamente na segunda-feira seguinte, 16 de Março que a par das medidas decretadas pelo Governo Português e seguindo a recomendação da Direção-Geral de Saúde, iniciamos na Sage de imediato um plano de contingência, que entre diversas medidas, colocou 100% dos colaboradores em teletrabalho, garantindo a prestação total e sem qualquer condicionalisno do serviço e suporte aos nossos Clientes e Parceiros.

Na equipa de Product Delivery criamos de imediato uma Task Force por forma a garantir, que no mais curto espaço de tempo, disponibilizavamos soluções conforme as alteraçõe legislativas publicadas.

Estavamos já a mais de metade do mês de Março e sabíamos que na semana seguinte os nossos Clientes e Parceiros precisavam das soluções prontas para o processamento do mês de Março incorporando desde logo os mecanismos para dar resposta às diversas medidas, nomeadamente a medida de apoio excecional à família para trabalhadores por conta de outrem, previstas no artigo 23º do Decreto-Lei n.º 10-A/2020, para acompanhamento de filho menor 12 anos (ou com deficiência ou doença crónica) por suspensão de atividades letivas e a medida de apoio extraordinário à manutenção de contrato de trabalho em situação de crise empresarial, prevista na Portaria n.º 71-A/2020, vulgarmente designado por “lay off simplificado”.

Logo na semana seguinte, a 24 de Março, disponibilizamos em todas as soluções Sage, quer as classificadas como “Growth”, Sage 50cloud, Sage 100cloud e Sage for Accountants bem como nas suas antecessoras, classificadas como “Heritage”,  Sage Business Suite, Sage Gestexper e Sage Plus, atualizações compliants com as alterações introduzidas pela legislação publicada.

Fizemo-lo em todas as soluções, sem exceção, com o esforço de o fazer em 7 aplicações de Salários, porque entedemos que não era o momento para o fazer apenas nas soluções “Growth”.

Seguiu-se uma nova entrega logo a 27 de Março dando resposta ao cálculo do apoio para funcionários a tempo parcial e também sobre novo entendimento relativo à inclusão/não inclusão das “diuturnidades” no cálculo do apoio por layoff.

Nesta 1ª fase tinhamos como preocupação principal entregar soluções prontas a responder à fase do processamento do mês de Março.

Numa 2ª fase, já em inícios de Abril, endereçamos aquilo que chamamos a fase do reporte das remunerações do mês de Março já depois de terem sido divulgados esclarecimentos por parte da Segurança Social no que toca à forma como seria processada aquilo a que chamaram de declaração autónoma. A 9 de Abril entregavamos atualizações compliants das 7 soluções de RH.

Nos dias/semanas seguintes fomos assistindo à publicação de diversos outros diplomas legais que vinham definir novas medidas ou mesmo redefinir o que inicialmente havia sido definido pelo governo português.

Fomos continuamente obrigados, nós, Parceiros e Clientes, a nos adaptar. E rapidamente! Pois as medidas publicadas eram para “ontem”.

Numa 3ª fase, já em meados de Abril, endereçamos atualizações que visavam estar compliants com a legislação que ia sendo publicada e cuja preocupação principal era agora a de entregar soluções prontas a responder à fase do processamento do mês de Abril e subsequentes:

– atualizações compliants com “layoff redução”

– novos entendimentos da Segurança Social respeitantes à forma de cálculo do apoio a trabalhadores em regime de tempo parcial

– esclarecimentos da Segurança Social sobre que remunerações pagas durante o período de Layoff estavam ou não isentas das contribuições para a Segurança Social na componente “entidade empregadora”

– novos  esclarecimentos sobre a isenção temporário do pagamento de contribuições para a Segurança Social os duodécimos dos subsídios de férias e natal

– isenção sobre retroativos pagos em período de Layoff e muitas outras alterações a que fomos assistindo obrigaram-nos a constantemente alterar e a disponibilizar updates.

Ainda posteriormente e numa 4ª fase, em 7 de Maio, endereçaram-se alterações necessárias à fase do reporte das remunerações do mês de Abril.

Perante este cenário e num contexto de sucessivas publicações de diplomas legais, diria que semanais, fomos obrigados a implementar, em contra relógio, sempre com a pressão dos Clientes que nos questionavam a nós e aos Parceiros, sobre quando estavam as soluções disponíveis, alterações em 7 aplicações de Salários e a validar essas implementações nesses 7 diferentes produtos.

Uma vez disponibilizadas da nossa parte as soluções, muitas das vezes fora de horas, em final de semana… mudava o “turno” e entravam os Parceiros na corrida contra o tempo para que estas atualizações chegassem aos Clientes.

Mais uma vez os nossos Parceiros tiveram aqui um papel fundamental para conjuntamente connosco fazer chegar atempadamente a todos os Clientes Sage soluções capazes de responder às alterações legislativas publicadas.

Terminou? Não! Estamos em finais de Maio, mais de dois meses passados desde que foram conhecidas as primeiras alterações legislativas com impacto nas soluções de recursos humanos e não é certo que fiquemos por aqui!

Apenas como exemplo do ambiente de incerteza e de instabilidade legislativa em que temos vivido gostaria de partilhar que na última semana tinhamos trabalhado no sentido de implementar nas várias soluções as alterações inerentes ao “cálculo do apoio aos MOE (Membros dos Orgãos Estatutáios) e fomos obrigados a “desmontar” a implementação na sequência duma alteração de entendimento por parte da Segurança Social sobre a forma como este apoio deveria ser processado:

– inicialmente, aquando da publicação do pacote de medidas Covid-19, o entendimento da Segurança Social era que este apoio era susceptível de ser pedido diretamente pelo MOE enquando individuo/contribuinte, na sua esfera pessoal, e pago pela SS a este e não à empresa, pelo que sendo o fluxo MOE->Seg. Social->MOE não fazia sentido qualquer implementação de cálculo do lado das aplicações na medida em que este apoio não “passava” pelas contas da empresa e consequentemente não era, neste cenário, passível de incluir na Declaração de Remunerações da empresa.

– derivado deste entendimento inicial não fizemos qualquer implementação nas soluções para automatizar o cálculo de Apoio Layoff MOE.

– posteriormente em inícios de Maio surgiu um novo entendimento da Segurança Social contrário dando conta de que o Apoio por Layoff dos MOE afinal seria pago diretamente à empresa e pedido por esta.

– com este entendimento agora fazia sentido implementar isto do lado das aplicações na medida em que este apoio “passava” agora pelas contas da empresa e consequentemente era, neste cenário, passível de incluir na Declaração de Remunerações da empresa.

– por isso começamos de imediato a endereçar isto!

Veio, no entanto, à posteriori, a mesma Segurança Social dizer que o entendimento é o original.

Perante este novo entendimento não fazia uma mais qualquer sentido implementar isto do lado das aplicações! Desfizemos o que já tinhamos feito!

Esperamos que, a par da estabilização da situação da pandemia em Portugal e progressivo desconfinamento a que assistimos nos últimos dias, também a legislaçaão neste âmbito estabilize!

Precisamos todos de voltar à “normalidade”!

Em tom de reflexão:

Foi, está ainda a ser e continuará a ser um esforço enorme quer da nossa parte quer da parte dos Parceiros, responder a todos os clientes com soluções compliants em 7 soluções diferentes! Parece-me o momento certo para nos lembrarmos todos de que a racionalização do portfolio dos produtos Sage é nestes momentos mais importante do que nunca!

Tivessemos nós e Parceiros os clientes já todos migrados para as 3 soluções growth, Sage 50c, Sage 100c e Sage for Accountants e todo este processo teria sido menos penoso!

Não fomos a tempo desta vez… sejamos capazes de estar mais bem preparados numa próxima vez!

Até Já!

Joaquim Machado
Director Product Delivery, Portugal