Novidades legais

Certificação de programas informáticos SAF-T (PT) – E-Fatura – IES

I – Obrigações Contabilísticas Previstas no CIRC

O Decreto-Lei n.º 238/2006, de 20 de dezembro, veio consagrar, como um dos objetivos prioritários, a promoção da simplificação e da transparência do ordenamento fiscal nacional.

Neste contexto, introduziram-se ajustamentos no articulado do Código do IRS, do Código do IRC, no Código do IVA, no Regime do ITI, no Código do Imposto do Selo, no Código do IMI, no Código do IMT, na LGT e no CPPT, tendo em vista o aperfeiçoamento técnico jurídico da formulação de algumas disposições legais e, sobretudo, a eliminação e simplificação de um vasto conjunto de obrigações acessórias impostas aos contribuintes ao nível dos diversos impostos.

Para a Certificação de Programas Informáticos importa relembrar que foi introduzido o n.º 8 ao art.º 115º do CIRC (atual art.º 123º) com a seguinte redação:

8 – As entidades referidas no n.º 1 que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos devem dispor de capacidade de exportação de ficheiros nos termos e formatos a definir por portaria do Ministro das Finanças.”

É a partir desta alteração ao Código do IRC que a lei passa a prever que

  • as sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, as cooperativas, as empresas públicas e as demais entidades que exerçam, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direção efetiva em território português, bem como as entidades que, embora não tendo sede nem direção efetiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável, que organizam a sua contabilidade de forma informatizada, devem estar em condições de exportar ficheiros, com formato a ser definido por portaria do Ministério das Finanças.

Esta alteração viria a proporcionar uma profunda revolução na contabilidade das empresas.

Conscientes desta mudança, a Administração Fiscal encetou um diálogo com os representantes dos produtores de software (ASSOFT) no sentido de regulamentar o estabelecido no n.º 8 do art.º 115º do CIRC (atual art.º 123º) de acordo com a realidade da indústria de software em Portugal.

Foram reuniões muito participativas e, quer a Administração Fiscal quer os Produtores de Software, chegaram a consenso sobre os termos e o formato do ficheiro a ser produzido pelas várias aplicações existentes.

O Decreto-Lei n.º 159/2009, de 13 de julho, procedeu à adaptação do Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas, doravante denominado Código do IRC, às normas internacionais de contabilidade adotadas pela União Europeia e ao Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho. Este diploma procedeu à remuneração e remissões dos artigos do Código do IRC, de acordo com a tabela de correspondência constante do anexo I do presente decreto-lei e que dele faz parte integrante.

Nesta tabela poderemos observar que o art.º 115 do CIRC passa a corresponder ao art.º 123º do CIRC a partir de 1 de janeiro de 2010.

 

II – Portaria  321-A/2007, DE 26/03

Do trabalho em parceria entre a Administração Fiscal e a ASSOFT resultou a Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março.

Esta portaria criou o ficheiro modelo de auditoria tributária previsto no n.º 8 do artigo 115.º do CIRC (atual art.º 123º), com a redação dada pelo D.L. n.º 238/2006, de 20/12.

As empresas utilizam cada vez mais sistemas de processamento eletrónico de dados para registo dos factos patrimoniais, nomeadamente, para a faturação. Estes registos são objeto de verificação pelos serviços de inspeção no âmbito das suas competências de controlo da situação tributária dos contribuintes.

Tendo em vista facilitar tal tarefa, face à diversidade de sistemas existentes no mercado, foi preconizada, no âmbito da OCDE, a criação de um ficheiro normalizado com o objetivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afetar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade.

A adoção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspeção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

Nestes termos, de forma faseada e começando pelas aplicações de faturação e de contabilidade, torna-se obrigatória a adoção deste modelo normalizado de exportação de dados.

Numa primeira fase previa-se que o ficheiro devia abranger a informação constante dos sistemas de faturação e de contabilidade.

Relativamente aos sistemas de faturação, o ficheiro deveria conter as operações efetuadas a partir do dia 1 de janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.

 

III – Portaria N.º 1192/2009, DE 08/10

A Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, aprovou um formato de ficheiro normalizado de auditoria tributária para exportação de dados, o designado SAF-T (PT), que se revelou como um excelente instrumento de obtenção de informação pelos serviços de inspeção, simplificando procedimentos e reduzindo os custos de cumprimento.

A experiência entretanto adquirida e a mudança do Normativo Contabilístico – Introdução do Sistema de Normalização Contabilística – SNC, levou à necessidade de adaptar o ficheiro ao SNC, bem como a futura certificação do software de faturação, exigindo ligeiras alterações na estrutura de dados, pelo que se aprovou um novo anexo com a estrutura do ficheiro. Mais uma fez foi ouvida a Associação Portuguesa de Software.

 

IV – Portaria N.º 363/2010, DE 23/6

A utilização crescente de sistemas de processamento eletrónico de dados, nomeadamente, a faturação da transmissão de bens ou de prestações de serviços, proporcionava inegáveis vantagens em termos de celeridade do tratamento da informação, quando comparado com a execução manual das faturas previamente impressas em tipografias autorizadas.

Todavia, introduzia novos riscos em termos de controlo fiscal, pela possibilidade de subsequente adulteração dos dados registados, potenciando situações de evasão fiscal.

Nesta perspetiva, importava definir regras para que os programas de faturaçãoobservassem requisitos que garantissem a inviolabilidade da informação inicialmente registada, permitindo-se, consequentemente, que apenas os programas que respeitassem tais requisitos pudessem ser utilizados, após certificação pela DGCI (hoje AT).

 

V – Portaria N.º 22-A/2012, DE 24/1

A Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, regulamentou o processo de certificação dos programas informáticos de faturação, tendo definido um conjunto de regras técnicas, a observar pelas empresas produtoras de software.

Concluída a fase de certificação da maioria dos programas de faturação, importava agora, tendo em consideração a realidade empresarial e os meios técnicos geralmente utilizados no processo de emissão de faturas, reforçar este instrumento de combate à fraude e evasão fiscal, alargando progressivamente o universo de contribuintes que, obrigatoriamente, deviam utilizar programas certificados como meio de emissão de faturas ou documentos equivalentes e talões de venda.

Com esta medida, os contribuintes abrangidos deixaram de poder utilizar equipamentos que, não sendo certificáveis, ofereciam menores garantias de inviolabilidade dos registos efetuados.

Com idêntica finalidade de combate à fraude e evasão fiscal, definiram-se as regras que os equipamentos ou programas informáticos não certificados deviam observar na emissão de documentos entregues aos clientes, quando se tratasse de contribuintes não abrangidos pela obrigatoriedade de utilização de programas certificados de faturação.

Para o efeito, promoveram-se as correspondentes alterações à Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

 

VI – Portaria N.º 160/2013, DE 23/4

Foi, entretanto, publicada legislação que introduziu alterações na tipologia dos documentos emitidos nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, o que implicou a adaptação da estrutura de dados do ficheiro SAF -T (PT) e de alguns dos normativos da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho.

 

VII – Portaria N.º 274/2013, DE 21/8

O Decreto-Lei n.º 71/2013, de 30 de maio, aprovou o regime de contabilidade de caixa em sede de Imposto sobre o Valor Acrescentado (regime de IVA de caixa), impondo a obrigatoriedade de comunicação dos recibos, nos termos previstos no Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto. Não constando os recibos da atual estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT), procedeu-se, em consequência, a nova adaptação da estrutura de dados do referido ficheiro.

 

VIII- Portaria N.º 340/2013, DE 22/11

A Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, regulamentou, pela primeira vez e de forma inovadora, o processo de certificação dos programas informáticos de faturação, definindo um conjunto de regras técnicas a observar pelas empresas produtoras de software.

No âmbito deste regime constatou-se a utilização crescente de programas informáticos não certificados com base na dispensa prevista na alínea a) do n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho. Esta dispensa era dirigida às empresas que utilizassem software produzido internamente ou à empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual fossem detentores dos respetivos direitos de autor.

No entanto, essa dispensa foi comprovadamente utilizada de forma abusiva, porquanto os pressupostos essenciais que presidiram à sua atribuição não estavam a ser respeitados.

Por outro lado, importava proceder a algumas correções e ajustamentos nos normativos da referida Portaria, visando a sua clarificação e explicitação.

 

IX – Portaria N.º 302/2016, DE 2/12

A Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, aprovou um formato de ficheiro normalizado de auditoria tributária para exportação de dados, o designado SAF-T (PT), que tem vindo a revelar-se como um excelente instrumento de obtenção de informação pelos serviços de inspeção e cuja estrutura de dados tem vindo a ser adaptada em função das alterações de natureza contabilística ou fiscal. A evolução verificada na estrutura de dados do ficheiro SAF-T (PT) tem incidido, essencialmente, na melhoria da qualidade da informação relativa à faturação.

A experiência de utilização do SAF-T (PT) evidenciou que a atual estrutura é insuficiente para uma completa compreensão e controlo da informação relativa à contabilidade, em virtude da flexibilidade existente na utilização das contas pelas diferentes entidades. Nessa perspetiva, importava proceder ao ajustamento da estrutura do ficheiro SAF-T (PT). Assim procedeu-se à criação de taxonomias, ou seja, de tabelas de correspondência que permitem a caracterização das contas de acordo com o normativo contabilístico utilizado pelos diferentes sujeitos passivos, possibilitando a simplificação do preenchimento dos Anexos A e I da IES.

 

X – Portaria N.º 293/2017, DE 2/10

Como resultado da certificação de software, passaram a ser produzidos ficheiros normalizados de auditoria com qualidade ao nível do conteúdo e da estrutura, possibilitando aos serviços de inspeção tributária, à generalidade das empresas de auditoria, de contabilidade e outros organismos públicos, a análise e a auditoria da informação produzida pelos mais diversos sistemas, num formato normalizado.

A garantia da qualidade dos ficheiros SAF-T (PT) produzidos pelos programas informáticos de faturação, proporcionada pela certificação de software de faturação, veio possibilitar o desenvolvimento de um conjunto de outras realidades, de que são exemplo a comunicação dos elementos das faturas e dos documentos de transporte ao sistema e-Fatura e o subsequente pré-preenchimento das declarações de IRS. Passou também a ser possível a partilha de informação entre diferentes plataformas permitindo a geração de lançamentos contabilísticos de forma automatizada, como por exemplo, a importação para sistemas de contabilidade dos dados de sistemas de faturação, com reconhecida eficiência na gestão de recursos.

A par desta evolução, na divulgação do Simplex+ 2016, a medida 130 veio contemplar a automatização do preenchimento de alguns anexos da IES, como os A e I, com base no ficheiro SAF-T (PT) de contabilidade.

Em virtude desta medida e do seu impacto na utilização das contas pelas diferentes entidades, foi necessário adaptar a estrutura do ficheiro SAF-T (PT) – Portaria n.º 302/2016, de 02 de dezembro, de forma a possibilitar a exequibilidade da medida e a permitir uma melhor compreensão e controlo da informação relativa à contabilidade.

Não estando a certificação de programas de contabilidade no âmbito da Portaria n.º 363/2010, de 02 de dezembro, e não existindo para estes obrigação equivalente no ordenamento jurídico, nem tendo sido os programas de contabilidade objeto de testes prévios à sua utilização, torna-se necessário garantir que os padrões de qualidade, hoje reconhecidos aos ficheiros SAF-T (PT) produzidos por programas de faturação, se mantêm para os ficheiros SAF-T (PT) produzidos pelos sistemas de contabilidade. 

Neste sentido, a Autoridade Tributária e Aduaneira facultará, aos produtores de programas de contabilidade que o solicitem, um serviço semelhante ao prestado na certificação de programas de faturação, por forma a aconselhar procedimentos que resultem na criação e exportação de ficheiros de auditoria SAF-T (PT) com a qualidade desejada para os fins a que se destinam.

 

XI – Portaria N.º 31/2019, DE 24/1

O Decreto-Lei n.º 87/2018, de 31 de outubro, entre outras importantes medidas de eliminação e simplificação de atos no setor do registo comercial e de atos notariais conexos, criou a Informação Empresarial Simplificada (IES).

Com a IES passou a ser possível, através de um único ato, entregar informação de natureza fiscal, contabilística e estatística sobre as contas de empresas, a qual já compreende as seguintes obrigações legais:

  • a entrega da Declaração Anual de Informação Contabilística e Fiscal,
  • o registo da prestação de contas,
  • a prestação de informação de natureza estatística ao Instituto Nacional de Estatística, I. P. (INE, I. P.),
  • a prestação de informação relativa a dados contabilísticos anuais para fins estatísticos ao Banco de Portugal (BdP),
  • a prestação de informação estatística à Direção-Geral das Atividades Económicas (DGAE) e
  • a confirmação da informação sobre o beneficiário efetivo, evitando que as empresas tenham de prestar informação materialmente idêntica a diferentes entidades públicas e por vias distintas.

Mostrando-se necessário alterar os termos em que deve ocorrer a submissão e o preenchimento da IES, o presente diploma, em concretização do quadro legal estabelecido pelo Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de janeiro, na sua redação atual, vem determinar que passa a ser exigida a submissão e validação do ficheiro normalizado de auditoria tributária, relativo à contabilidade, designado por SAF-T (PT) – Standard Audit File for Tax Purposes, procedendo à definição das condições em que essa submissão deve ocorrer.

 

XII – Conclusão

Como se poderá constatar num período de 13 anos (2006 a 2019) a Administração Fiscal e os Produtores de Software Portugueses, prestaram um valioso contributo para a Digitalização da Economia Portuguesa.

Durante este horizonte temporal deve ser realçada uma primeira preocupação com a certificação dos programas de faturação. Esta opção pode ser explicada pela importância que tem a liquidação do IVA, aquando da emissão de uma fatura. Nesta data, numa lista de 2.839 programas de faturação certificados, a SAGE apresenta 6 programas nos primeiros 20 certificados pela Administração Fiscal.

Em 2017, por força da simplificação da entrega da IES, é dada especial atenção aos programas de contabilidade ao introduzir um conjunto de boas práticas que, quando seguidas e por opção dos produtores de software, permite que estes possam ter acesso a um selo de validação atribuído pela AT (SVAT).

Atualmente existem 7 programas de contabilidade a quem foi atribuído o referido selo, estando previsto para breve a atribuição do SVAT ao Sage For Accountants.

 

Por Bruno Lagos
Especialista Sage em Contabilidade