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10 chaves para otimizar as suas reuniões de trabalho

Melhorar a produtividade está intimamente ligado à otimização das reuniões de trabalho. Aponte 10 conselhos para organizar reuniões mais eficazes e motivadoras.

Dê uma olhadela na sua agenda desta semana. O mais seguro é que esteja repleto de marcações de reuniões com clientes, fornecedores, colaboradores ou membros da sua equipe de trabalho? Todos sabemos que as reuniões presenciais, ou por videoconferência, são necessárias para a tomada de decisões. Só que muitas vezes elas redundam em encontros desnecessários, que tardam demasiado tempo, não interessam a todos os presentes ou, pior que tudo, não cumprem os objetivos para que foram organizados. Eis alguns truques para organizar reuniões mais eficazes e produtivas.

1. A reunião é realmente necessária?

Pode parecer uma pergunta óbvia, mas, na realidade, não é. Certifique-se de que a reunião é realmente essencial antes de marcá-la. Muitas vezes um simples mail ou telefonema, ou um encontro mais restrito com as pessoas interessadas, pode ser mais do que suficiente.

2. Quem estará presente?

A próxima pergunta essencial é saber quem interessa convidar, para que não se convidem participantes que não acrescentam valor. Se uma das pessoas fundamentais para o seu êxito não puder comparecer, talvez seja melhor adiar o encontro, reorganizar a sua agenda ou simplesmente cancelar a reunião.

3. Nomeie um responsável

É fundamental eleger um encarregado de convocar a reunião; organizar a agenda e a ordem de trabalhos; enviar a documentação prévia, coordenar o tempo e o foco das intervenções e assegurar que todos recebem o resumo final.

 

4. Crie uma agenda visível e partilhada

É essencial que todos os participantes tenham uma agenda partilhada dos temas a tratar nos dias anteriores à reunião. Desta forma, poderão preparar-se devidamente e estruturar as suas dúvidas, comentários e propostas.

 

5. Define temas e objetivos concretos

Cingir-se aos assuntos previstos na agenda é uma das chaves para otimizar as reuniões. O ideal é fixar apenas alguns tópicos, dois ou três, em vez de querer cobrir múltiplos aspetos. No início da reunião, deve proceder a uma breve revisão das reuniões anteriores (se for o caso) e dos temas a tratar na presente reunião. Vale a pena estabelecer antecipadamente um tempo limite para abordar eventuais questões que possam surgir fora da agenda de trabalho e reservar algum tempo para a recapitulação das conclusões.

 

6. Otimize o tempo útil da reunião

Exija pontualidade a todos os participantes, tanto ao início da reunião como durante as eventuais pausas. Durante a reunião aborde os temas urgentes em primeiro lugar e se, porventura, conseguir terminar antes do tempo previsto, resista à tentação de a prolongar um pouco mais. Não esqueça que o tempo é um recurso valioso.

 

7. Prepare a logística

Certamente lhe aconteceu que a videoconferência ou projetor não funcionam precisamente quando vai iniciar a reunião ou que alguém se esqueceu do café e da água ou do bloco de notas. Verifique todos os detalhes logísticos, antes de começar a reunião, para evitar perder tempo com esses contratempos improdutivos.

8. Incentive a participação

Todos os participantes devem ser parte ativa de uma reunião, tendo liberdade e confiança para expressar livremente as suas ideias. Se alguém estiver demasiado silencioso, peça a sua opinião e incentive-o a ser mais participativo de forma a melhorar o dinamismo da reunião.

9. Tome decisões

O tempo vale ouro e as reuniões que tiram proveito do tempo são aquelas que culminam na tomada de decisões ou na fixação de objetivos claros de desempenho que serão validados na reunião seguinte. Evite respostas vagas e o adiamento da discussão de temas polémicos.

10. Tire conclusões e defina o modo de acompanhamento

A reunião ideal é aquela que termina com conclusões claras assim como do papel, ou tarefa, a atribuir a cada participante. Isso implica estabelecer ações, prazos e pessoas responsáveis. Igualmente importante é definir um método de follow-up, onde será feita uma revisão geral da reunião e é estabelecido um roteiro e um calendário dos passos a seguir.